Внедрение бизнес-процессов с помощью контрольных карт

Внедрение бизнес-процессов с помощью контрольных карт

Прежде всего подчеркнём, что мы являемся безоговорочными сторонниками внедрения бизнес-процессов с помощью средств информационных технологий. Но бывает так, что внедрение информационной системы в далёкой перспективе, а отлаживать процессы нужно прямо сейчас. На этот случай рекомендуем следующую методику.

  1. Контрольные карты (КК) исполнения бизнес-процессов (БП) предназначены для регистрации фактов отклонения реальных процедур взаимодействия между сотрудниками от согласованных БП.
  2. Пример контрольной карты:

 

Контрольная карта исполнения БП отчёта по авансам

 

 

 

 

 

 

 

 

N

Возможное нарушение БП

Контролёр

Исполнитель

Дата

Комментарий

1

Отчёт не был передан вовремя или в полном объёме

 

Кассир

Иванов ИИ

 

 

 

Список отклонений

1. Отчёт не был предоставлен в течение 2-х дней

 

16.02.06

Отчёт по авансу за командировку 13-14.02.06

 

2. Отсутствовали необходимые документы

 

17.02.06

Отсутствовал ж/д билет

2

Заказанные деньги не были выплачены  вовремя

 

Иванов ИИ

Кассир

 

 

 

Список отклонений

....................................................................

 

.........

..........................

3. КК разрабатывается для каждого бизнес-процесса и содержит список возможных отклонений. Фактически список контрольных карт совпадает со списком документов (данных), передаваемых между сотрудниками в ходе реализации БП. В КК для каждого передаваемого документа фиксируются сотрудники, которые должны получить документ в соответствии с БП («Контролёр») и сотрудники, которые должны передать документ («Исполнитель»).

4. Окончательная редакция КК рассылается участникам каждого БП после согласования самого БП со всеми участниками. Все возникшие вопросы по контрольным картам нужно будет разобрать с Директором по операциям в течение 3-х дней. Далее процесс внедрения БП вступает в силу.

5. В процессе внедрения бизнес-процесса его участники регистрируют факты нарушения БП (в примере контрольной карты эти записи отмечены курсивом), например: 

  • Непредоставление информации,
  • Предоставление информации с опозданием,
  • Предоставление неполной или искажённой информации и т.д.

6. Зарегистрированные отклонения передаются (имеющие почту по e-mail, остальные в бумажном виде) Директору по операциям для анализа и выяснения причин отклонения. Возможными последствиями могут являться:

  • разъяснительная беседа с участниками БП,
  • изменение бизнес-процесса, если выяснится, что БП был построен неверно,
  • передача результатов анализа руководителю нарушителя БП для принятия решения о наказании.

7. БП будет считаться внедрённым, когда поступление контрольных карт Директору по операциям прекратится (период отсутствия КК, необходимый для признания БП внедрённым, по каждому бизнес-процессу различный).

8. Предложения по изменению БП будут приниматься и рассматриваться Директором по операциям самым внимательным образом. Однако, нужно учесть, что изменение БП требует его согласования с другими участниками, а до окончания этой процедуры нужно будет руководствоваться прежней редакцией.

На нашем сайте размещены некоторые методические материалы по оптимизации бизнес-процессов, а также процедура заказа и выполнения этой услуги. В разделе "Сколько стоит описание бизнес-процессов?" можно ознакомиться с возможностями сокращения расходов на эту услугу.
Если вы хотите, чтобы мы рассчитали вам стоимость и сроки выполнения этой работы, заполните эту форму. Мы также можем обсудить вашу задачу устно, если вы позвоните нам по телефонам (812)984-4580, (812)430-1953 или Skype Piter-Consult.
                         Карта сайта   Отзывы   Как заказать?   Примеры работ   Библиотека   Методические материалы   Новости сайта

Как заказать оптимизацию бизнес-процессов?