Оценка организации бизнес-процессов комплектации заказов на складе

1) Организация бизнес-процесса формирования плана отгрузки.

План отгрузки формируется вручную, путём переноса уже внесённых в ИС УПП данных (контрагент, транспортная компания, заказ) в документ MS Excel. Объективных причин такой организации бизнес-процесса не установлено. При такой организации бизнес-процесса увеличена нагрузка на менеджеров по продажам, менеджера по документообороту склада, добавлена возможность возникновения ошибки, связанной с переносом данных и ошибки связанной с полнотой формирования плана отгрузки, что приводит к увеличению количества ошибок при сборке заказов.

2)  Организация бизнес-процесса сборки заказа при многократном обращении клиента (до момента сборки заказа).

В случае многократного обращения клиента до момента начала сборки заказа у менеджера по продажам отсутствует возможность корректировки уже созданных заказов. На каждое обращение клиента работник отдела продаж оформляет новый заказ, а работник склада собирает новый заказ (соответственно печатаются все сопутствующие документы и при продаже и при сборке и при отгрузке). При такой организации  бизнес-процесса увеличивается нагрузка на работников отделов продаж и работников склада, уменьшается скорость сборки заказа.

3)  Ограниченное использование информационных систем для управления деятельностью работников склада.

Существующая организация  бизнес-процесса не позволяет накапливать статистические данные о качестве работы работников склада. Не учитываются время сборки заказа, причины ошибок. Отсутствие статистических данных не позволяет разрабатывать предупреждающие мероприятия, направленные на исключение ошибок и увеличение эффективности использования работников склада. Таким образом, внесение данных о сборщике заказа после выполнения им всех операций является ненужным дублированием, увеличивающим трудозатраты и снижающим скорость сборки заказа.

4)  Отслеживание сборки заказа.

Отсутствует норматив сборки заказа. Время сборки заказа не контролируется. Соответственно не анализируются затраты времени приёмщика-кладовщика на сборку заказа, причины уменьшения скорости. При такой организации бизнес-процесса менеджерам по продажам приходится отслеживать заказ по телефону. Процесс отслеживания сборки заказа по телефону приводит к растрате рабочего времени менеджера по продажам, при этом результат гарантируется исключительно настойчивостью этого менеджера. Менеджер может просто забыть проконтролировать заказ и т.п. В случае превышения срока сборки заказа менеджер может не знать об этом, соответственно не предпринимаются корректирующие действия, а это приводит к уменьшению скорости сборки заказа. в организации бизнес-процесса нарушен принцип ориентации на запросы клиента. Приехавший за заказом клиент (случай самостоятельного вывоза товара), не получив его в ожидаемое время, оплачивает простой транспорта или «порожний» пробег, увеличивая свои издержки.

5)  Порядок распределения заказов.

При существующей организации бизнес-процесса заказы на сборку распределяются на основании субъективного мнения оператора ТСК, сформированного на основании плана отгрузок, звонков менеджеров по продажам и их комментариев к заказам. Формирование нескольких планов отгрузки несколькими сотрудниками приводит к «размазыванию» ответственности и отсутствию возможности спланировать работу склада.

Переход к оглавлению примера анализа бизнес-процессов комплектации заказа