Стоимость разработки описаний бизнес-процессов

Автор: Кручинецкий Сергей Михайлович, руководитель компании «Питер-Консалт»

Стоимость разработки описаний бизнес-процессовМы полагаем, что заказчики разработки описаний бизнес-процессов были бы не прочь оптимизировать расходы, то есть получить требуемый результат за минимальные деньги. Вот давайте и разберёмся, от чего зависит стоимость популярной нынче услуги описания бизнес-процессов.

Мы уже писали о некоторых практических аспектах оказания этой услуги в статье «Оптимизируем бизнесу процессы!». В общем случае разработка описаний бизнес-процессов состоит из следующих шагов:

1. Определение границ проекта
2. Диагностика бизнес-процессов
3. Разработка описаний бизнес-процессов «как есть»
4. Оптимизация, разработка описаний бизнес-процессов «как должно быть»
5. Внедрение бизнес-процессов
6. Сопровождение

1. Определение границ разработки описаний бизнес-процессов

Хотя бизнес-процессы компании тесно связаны друг с другом, как правило, заказчик озабочен, в первую очередь, оптимизацией отдельных функциональных блоков. Для корректного определения трудоёмкости будущей работы важно максимально точно определить этот функционал уже на первом этапе. Опытный консультант на основании первой беседы с заказчиком сможет разработать список будущих бизнес-процессов с достаточной точностью. Понятно, что длина этого списка повлияет на стоимость разработки описания бизнес-процессов кардинальным образом.

2. Диагностика бизнес-процессов

Процедура диагностики подробно описана в статье по вышеприведённой ссылке. Стоимость диагностики зависит, в первую очередь, от количества и продолжительности интервью с участниками бизнес-процессов. Хотя желание сэкономить, сократив эти параметры, вполне понятно, не стоит впадать в крайность. Побеседовать нужно, по крайней мере, с одним представителем каждой роли участников бизнес-процессов. Чрезмерная экономия может привести к тому, что важные детали, причины проблем, останутся не замечены консультантом, что приведёт к снижению качества результатов работы. В общем список интервью нужно хорошо продумать, чтобы оптимизировать расходы, но не потерять качество.

3. Разработка описаний бизнес-процессов «как есть»

Трудоёмкость этого этапа определяется функционалом, который выбрали для описания бизнес-процессов. Ошибочно думать, что на стоимость описания повлияет выбор нотаций или программного обеспечения. Это не более чем технические детали, которым не стоит придавать большое значение. Если заказчик решить описывать бизнес-процессы в специализированном программном обеспечении, ему придётся потратиться на его приобретение и сопровождение. О преимуществах использования такого ПО можно почитать в статье "12 советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов" (совет №4).

4. Оптимизация, разработка описания бизнес-процессов «как должно быть»

Если интервью проведены тщательно, согласование бизнес-процессов «как есть» не составляет большой трудоёмкости, чего не скажешь в общем случае об этапе согласования бизнес-процессов «как должно быть». Несмотря на утверждения методистов о том, что методика оптимизации бизнес-процессов не только описана, но и реализована в программных инструментах, смею утверждать, что этот этап остаётся наиболее творческой задачей.

Как мы уже писали в статье «Оптимизируем бизнесу процессы!», системная оптимизация невозможна без разработанной стратегии компании. Более того, к моменту разработки описания бизнес-процессов уже должен быть проработан механизм реализации стратегии, например, в виде документов Системы Сбалансированных Показателей. С такой методической подготовленностью доводится встречаться нечасто, поэтому оптимизация бизнес-процессов на практике может начаться с разработки стратегии, если заказчик не хочет ограничиться косметическим ремонтом стихийно сложившихся процедур. Эту работу придётся учесть в бюджете проекта.

5. Внедрение бизнес-процессов

Мы полагаем, что работа по описанию бизнес-процессов не имеет большого смысла, если с самого начала не продумать способ внедрения результатов разработки в жизнь. Для внедрения бизнес-процессов может быть организована поддержка в рамках действующей информационной системы, внедрено специализированное программное обеспечение управления бизнес-процессами BPM-класса или использованы «подручные» средства типа офисных программ или Контрольных карт. Компания может справиться с этой задачей самостоятельно или привлечь для решения этого вопроса консультанта, что не может не сказаться на общей стоимости работы.

К средствам внедрения описанных бизнес-процессов в практику управления следует отнести также все формы работы с персоналом. Вовлечение сотрудников в процесс изменений начинается с первичного информирования о целях и процедуре работы, продолжается в ходе интервью и заканчивается обучением в виде семинаров и тренингов. Иногда менеджмент компании берёт эту работу на себя. Если она будет выполнена квалифицированно, расходы на внешнего консультанта можно будет сократить.

6. Сопровождение

Тот, кто уже пытался повысить эффективность бизнес-процессов предприятия или отдельного функционального блока знает, как быстро устаревают эти разработки. Описания бизнес-процессов - самая динамичная часть системы управления и нуждаются в постоянном обновлении и редактировании. Если вы остались довольны той работой, которую провёл консультант по описанию и внедрению бизнес-процессов, может быть будет целесообразно поручить ему периодическую ревизию и коррекцию этого инструмента, так как во многих случаях у сотрудников компании по причине загруженности оперативной деятельностью просто не хватит времени для проведения этой важной работы.

Таким образом, мы убедились с вами, что трудоёмкость разработки описания бизнес-процессов зависит от ряда факторов, перечисленных выше. Эти факторы вполне формализуемы и лежат в основе калькулятора расчёта стоимости этой услуги, который есть в каждой компании, занимающейся оказанием подобных услуг. Получив ответы на свои вопросы, консультант сможет не только определить состав работ, но и предложить стоимость и сроки проведения работы. Надеемся, что эта статья поможет заказчикам  описания бизнес-процессов лучше подготовиться к диалогу с потенциальным разработчиком. 

Можно ознакомитьсяНа нашем сайте можно ознакомиться с другими примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, отзывами наших заказчиков, а также с процедурой заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов
 Важно!Если вы заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, мы пришлём вам КП с учётом специфики вашей задачи.