Стоимость разработки описаний бизнес-процессов

Автор: Кручинецкий Сергей Михайлович, руководитель компании «Питер-Консалт»

Стоимость разработки описаний бизнес-процессовМы полагаем, что заказчики разработки описаний бизнес-процессов были бы не прочь оптимизировать расходы, то есть получить требуемый результат за минимальные деньги. Вот давайте и разберёмся, от чего зависит стоимость популярной нынче услуги описания бизнес-процессов.

Мы уже писали о некоторых практических аспектах оказания этой услуги в статье «Оптимизируем бизнесу процессы!». В общем случае разработка описаний бизнес-процессов состоит из следующих шагов:

1. Определение границ проекта
2. Диагностика предметной области
3. Разработка описаний бизнес-процессов «as is»
4. Оптимизация, разработка описаний бизнес-процессов «to be»
5. Внедрение бизнес-процессов
6. Сопровождение

1. Определение границ разработки описаний бизнес-процессов

Хотя бизнес-процессы компании тесно связаны друг с другом, как правило, заказчик озабочен, в первую очередь, оптимизацией отдельных функциональных блоков. Для корректного определения трудоёмкости будущей работы важно максимально точно определить этот функционал уже на первом этапе. Опытный консультант на основании первой беседы с заказчиком сможет разработать список будущих бизнес-процессов с достаточной точностью. Понятно, что длина этого списка повлияет на стоимость разработки описания бизнес-процессов кардинальным образом.

2. Диагностика предметной области

3. Разработка описаний бизнес-процессов «as is»

Тот, кому было интересно узнать о процедуре диагностики в деталях, уже, вероятно, заглянул по ссылке и выяснил, что диагностика состоит из интервью с сотрудниками компании-заказчика (участниками описываемых бизнес-процессов) и изучения регламентирующих документов, относящихся к выделенной предметной области.  Для разработки описания бизнес-процессов «as is», интервью - это самая трудоёмкая и, как правило, самая важная часть работы. Интервью продолжается обычно около 2-х часов, а расшифровка в 2-3 раза дольше. Помножьте это время на количество участников, и вы согласитесь с моим утверждением о трудоёмкости.  Напомню, что на этом этапе мы разбираемся с тем, как бизнес-процессы устроены на практике, поэтому зачастую изучение регламентирующих документов, далёких от действительности, не столь важно, как личное общение с участниками бизнес-процессов.

4. Оптимизация, разработка описания бизнес-процессов «to be»

Если интервью проведены тщательно, согласование бизнес-процессов «as is» не составляет большой трудоёмкости, чего не скажешь в общем случае об этапах описания и согласования бизнес-процессов «to be». Несмотря на утверждения методистов о том, что методика оптимизации бизнес-процессов не только описана, но и реализована в программных инструментах, смею утверждать, что этот этап остаётся наиболее творческой задачей.

Как мы уже писали в статье «Оптимизируем бизнесу процессы!», оптимизация невозможна без разработанной стратегии компании. Более того, к моменту разработки описания бизнес-процессов уже должен быть проработан механизм реализации стратегии, например, в виде документов Системы Сбалансированных Показателей. С такой методической подготовленностью доводится встречаться не часто, поэтому оптимизация бизнес-процессов на практике может начаться с разработки стратегии и системы показателей, если заказчик не хочет ограничиться косметическим ремонтом сложившихся процедур. Эту работу придётся учесть в бюджете проекта.

5. Внедрение бизнес-процессов

Мы полагаем, что работа по описанию бизнес-процессов не имеет большого смысла, если с самого начала не продумать способ внедрения результатов разработки в жизнь. Для внедрения бизнес-процессов может быть организована поддержка в рамках действующей информационной системы, внедрено специализированное программное обеспечение управления бизнес-процессами BPM-класса или использованы «подручные» средства типа офисных программ или Контрольных карт. Компания может справиться с этой задачей самостоятельно или привлечь для решения этого вопроса консультанта, что не может не сказаться на общей стоимости работы.

К средствам внедрения описанных бизнес-процессов в практику управления следует отнести также все формы работы с персоналом. Вовлечение сотрудников в процесс изменений начинается с первичного информирования о целях и процедуре работы, продолжается в ходе интервью и заканчивается обучением в виде семинаров и тренингов. Иногда менеджмент компании берёт эту работу на себя. Если она будет выполнена квалифицированно, расходы на внешнего консультанта можно будет сократить.

8.      Сопровождение

Тот, кто уже пытался привести в порядок бизнес-процессы компании или отдельного функционального блока знает, как быстро устаревают эти разработки. Описания бизнес-процессов - самая динамичная часть системы управления и нуждаются в постоянном обновлении и редактировании. Если вы остались довольны той работой, которую провёл консультант по описанию и внедрению бизнес-процессов, может быть будет целесообразно поручить ему периодическую ревизию и коррекцию этого инструмента, так как во многих случаях у сотрудников компании по причине загруженности оперативной деятельностью просто не хватит времени для проведения этой важной работы.

Таким образом, мы убедились с вами, что трудоёмкость разработки описания бизнес-процессов зависит от ряда факторов, перечисленных выше. Эти факторы вполне формализуемы и лежат в основе калькулятора расчёта стоимости этой услуги, который есть в каждой компании, занимающейся оказанием подобных услуг. Получив ответы на свои вопросы, консультант сможет не только определить состав работ, но и предложить стоимость и сроки проведения работы. Надеемся, что эта статья поможет заказчикам  описания бизнес-процессов лучше подготовиться к диалогу с потенциальным разработчиком. 

Можно ознакомитьсяНа нашем сайте можно ознакомиться с другими примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, отзывами наших заказчиков, а также с процедурой заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов
 Важно!Если вы заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, мы пришлём вам КП с учётом специфики вашей задачи.