Пример дерева проблем комплектации заказа на складе

Ключевая проблема - снижение прибыли/потеря доли рынка по причине отказа клиентов от работы с организацией. Отказ от работы вызван некачественным обслуживанием: клиент «хочет, чтобы всё было идеально, чтобы всё было запаковано и приехало вовремя»,  однако периодически получается медленная, либо неправильная сборка заказа на складе. Клиенту приходится оплачивать простой или «холостой» пробег транспорта, требуемая им продукция не поставляется в нужном количестве. Дерево проблем при комплектации заказа:

1. Неравномерная загрузка работников склада.

Пиковая нагрузка, приходится на конец месяца (по разным данным период пиковой нагрузки от недели до 2-3 дней). В результате:

1.1  Существенное число ошибочных позиций в сформированном заказе (при нормальной загрузке перепроверяется другим комплектовщиком, в случае пиковой нагрузки этого не происходит).

1.2 Увеличенное время сборки заказа из-за недостатка работников для своевременной сборки всех заказов в конце месяца.

2. Слабое использование систем автоматизации.

2.1 Некачественное формирование заказа продавцами из-за отсутствия оперативной информации о реальном состоянии товарного запаса на складе.

2.1.1. Отсутствие правил резервирования.

2.1.1.1 Заказ отправляют без резервирования, позиция под него физически уезжает со склада, хотя продолжает числиться в резерве другого заказа.

2.1.1.2 В ходе выполнения заказа, он отслеживается в двух информационных системах (УПП и УС), это осуществляется несвязанно, основная часть сборки отслеживается в УС, при этом резервирование осуществляется в УПП.

2.1.2. Информационная система  УС позволяет вручную менять данные, что приводит к путанице и разногласию с информационной системой УПП.

2.1.3. При получении протокола разногласий блокируется вся позиция товара на время инвентаризации.

2.2  Усложнение рутинных операций. План отгрузки формируется вручную, без участия информационной системы, хотя такая возможность имеется.

2.3  Создание невыполнимых заказов. Имеется возможность создавать «пустые» заказы, когда реально товар отсутствует и на складе и в магазине. При этом товар не резервируется из заказа поставщикам.

2.4  Создание большого количества заказов. Нет возможности объединять в один заказ все заказы клиента (обратился клиент 17 раз - будет отправлено на склад 17 заказов).

2.5 Иногда заказ на отгрузку делается на основании заказа покупателя повторно, обнаружить это может только склад, если обратит внимание.

2.6  Отсутствие информации для анализа деятельности склада. Информационные системы не накапливают статистических данных по работе сотрудников склада. (Фамилия комплектовщика вносится после сборки заказа, время сборки не фиксируется в системе, причины ошибок комплектации не фиксируются).

3.  Отсутствие правил и нормативов сборки заказа

3.1 Отсутствует обратная связь об отклонениях в сборке заказа в случае самостоятельного вывоза товара клиентом.

3.2  Отсутствует управление временем и датой сборки заказа.

3.3  Отсутствуют нормативы времени сборки.

4.  Сложный механизм взаимодействия с магазинами.

4.1 Негарантированное формирование заказа, при наличии позиции заказа в магазине. Администраторы магазинов не всегда возвращают товар на склад.

4.2.1 Администраторы задерживают в магазинах ходовой товар, для увеличения прибыли магазина.

4.2.2 Администраторы просто забывают выполнить возврат.

5. Не оптимальные условия работы склада.

5.1  Торопливая и невнимательная сборка заказа из-за физического дискомфорта. Отсутствие отопления на одном из складов.

5.2 Сложная идентификация позиции заказа находящейся в адресной ячейке склада. В одной ячейке находится несколько позиций (до 15).

5.3 Устройство стеллажей не позволяет использовать весь доступный объём склада.

5.4 Затрудненный доступ к ячейкам склада, в случае хранения товара в проходах.

Причины хранения товара в проходах между стеллажами:

1 Неиспользование всего доступного объема склада из-за низких стеллажей (п.5.3);

2 Пиковая нагрузка при приёмке товара, поставки осуществляются в конце месяца. 

Переход к оглавлению примера анализа бизнес-процессов комплектации заказа