Внедрение бизнес-процессов с помощью контрольных карт

Прежде всего подчеркнём, что мы являемся безоговорочными сторонниками внедрения бизнес-процессов с помощью средств информационных технологий. Современное программное обеспечение класса BPM (Business Process Managment) позволяет эффективно собирать информацию о выполнении внедрённых бизнес-процессов и представлять её менеджеру бизнес-процесса в удобном для анализа виде.

Но бывает так, что внедрение информационной системы в далёкой перспективе, а управлять бизнес-процессами нужно прямо сейчас. На этот случай рекомендуем методику внедрения бизнес-процессов с помощью контрольных карт.

1. Контрольные карты (КК) внедрения бизнес-процессов (БП) предназначены для регистрации фактов отклонения реальных процедур взаимодействия между сотрудниками от согласованных БП.
2. Пример контрольной карты:

Контрольная карта внедрения бизнес-процесса отчёта по авансам

3. КК разрабатывается для каждого бизнес-процесса и содержит список возможных отклонений. Фактически список контрольных карт совпадает со списком документов (данных), передаваемых между сотрудниками в ходе выполнения бизнес-процесса. В КК для каждого передаваемого документа фиксируются сотрудники, которые должны получить документ в соответствии с БП («Контролёр»), и сотрудники, которые должны передать документ («Исполнитель»).

4. Окончательная редакция КК рассылается участникам внедрения бизнес-процессов после согласования самого БП со всеми участниками. Все возникшие вопросы по контрольным картам нужно будет разобрать с Директором по операциям в течение 3-х дней. Далее процесс внедрения бизнес-процесса вступает в силу.

5. В процессе внедрения бизнес-процесса его участники регистрируют факты нарушения БП (в примере контрольной карты эти записи отмечены курсивом), например: 

• Непредоставление информации,
• Предоставление информации с опозданием,
• Предоставление неполной или искажённой информации и т.д.

6. Зарегистрированные отклонения передаются (имеющие почту по e-mail, остальные в бумажном виде) Директору по операциям для анализа и выяснения причин отклонения. Возможными последствиями могут являться:

• разъяснительная беседа с участниками БП,
• изменение бизнес-процесса, если выяснится, что БП был построен неверно,
• передача результатов анализа руководителю нарушителя БП для принятия решения о наказании.

7. Бизнес-процесс будет считаться внедрённым, когда поступление контрольных карт Директору по операциям прекратится (период отсутствия КК, необходимый для признания БП внедрённым, по каждому бизнес-процессу различный).

8. Предложения по изменению БП будут приниматься и рассматриваться Директором по операциям самым внимательным образом. Однако, нужно учесть, что изменение БП требует его согласования с другими участниками, а до окончания этой процедуры нужно будет руководствоваться прежней редакцией.

На нашем сайте можно ознакомиться с другими примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, а также с процедурой заказа услуги по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашей компании, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.