Пример сценария обучения пользователей ИС ERP-класса

Задание. Ввод нового пользователя ИС ERP

Проставить права на Ценообразование.

Завести новых пользователей.

Корректировать СПРАВОЧНИКИ Тип цен и Тип скидок для показа.

В настройках пользователя (Сервис -> Настройки пользователя)  установить всем пользователям «основные значения для подстановки в документы и справочники»:

Основная организация - «ХХХ»

Отражать документы в бухгалтерском учете

Отражать документы в управленческом учете

Использовать напоминания

Основной ответственный

 Основные справочники ИС ERP

Задание 1.

Создание нового Контрагента (Покупатель)

Закладка Взаиморасчеты -> Справочник Контрагенты. По кнопке «Добавить» (Ins) создать нового покупателя.

Закладка Общие

Название: ООО «Покупатель»

Юр/физ. лицо: Юр.лицо

Галочка Покупатель

ИНН: 5000253214

Расписание работы: 9.00-18.00

Регион: Санкт - Петербург

Галочка Входит в холдинг, Холдинг 1

Вид деятельности: производство красок и лаков

Менеджер: основной менеджер для данного контрагента, закладка «Общие»->закладка «Как покупатель»->закладка «Менеджеры» с установленным признаком основной.

выбрать из справочника «Пользователи» себя

 Закладка Контакты

Заполнить самостоятельно

Контактное лицо: Иванов Иван Иванович

Должность: менеджер по продажам

............

Закладка Счета и договоры

Создать Счет  и установить его основным

Наименование: Основной

Банк: ЗАО «Сити Инвест Банк»

№ счета 123456789

Вид: Расчетный

Валюта: рубли

 ..............

 Создать новый Договор и установить его основным (кнопка Основной)

Организация: «ХХХ»

Закладка Общие

Взаиморасчеты ведутся: по заказам

Валюта: рубли

Галочка Вести по документам расчетов с контрагентами

Вид взаиморасчетов: покупка товаров

Условие договора: без дополнительных условий

Создать договор ПОКУПАТЕЛЯ с организацией «ХХХ» по договору в целом и установить основным для этой организации (кнопка Подставляемый).

...........

Закладка События

Создать новое событие - телефонный звонок   

............

Установить систему напоминаний в настройках пользователя:

..........

 ..........

 Закладка Свойства

Важность клиента: Высшая

Регион: Лен. область

Этап сотрудничества: Постоянный

 ..........

Формирование цен в ИС ERP

Создать две позиции номенклатуры.

БИНТ

ПРОТИВОГАЗ

ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ: ВЕС И ОБЪЕМ

Задание 4.

Справочник «Типы цен»: Показать.

Установка цен номенклатуры

Закладка Цены -> Документ Установка цен номенклатуры. По кнопке «Добавить» (Ins) создать новый документ.

Создать документ для своей номенклатуры с типом цен: Тип цен продажи

............

Справочник «Типы скидок и наценок»: Показать.

Оптовая

Новый

Без галочек

Документ «Установка скидок и наценок»

Создать свой документ

Задание 5.

Печать прайс-листа, Анализ цен

Закладка Цены -> Обработка Печать прайс-листа.

Настройка обработки:

Не включать в прайс-лист товары, по которым не заданы цены

Задать отбор по своей номенклатуре (тип сравнения -в списке)

Добавить поля: Остаток и Артикул

Печать: поле Артикул в отдельной колонке до номенклатуры

Закладка Цены -> Отчет Анализ цен.

Сформировать отчет в рублях, по своей номенклатуре, добавить новое поле: Дата регистрации цены

Создание ком. предложения

Создать новый документ «Коммерческое предложение», в котором будут собираться все доп. расходы по конкретному заказу (Откат, транспортные расходы до клиента, стоимость денег) и рассчитываться Маржинальная прибыль и Наценка.

На основании документа «Коммерческое предложение» будет создаваться документ «Заказ покупателя» с видом операции «Продажа, комиссия». В заказе цена, ручная и автоматическая скидки будут проставляться из документа «Коммерческое предложение».

В документе сделать типовую закладку «Цены и валюта». В подвале таблицы выводить сумму НДС.

Цена - цена для данной номенклатуры, из регистра сведений «Цены номенклатуры», при необходимости ее можно будет изменить вручную

Ручная скидка - рассчитывается как разница 1 и отношения  цены из регистра сведений «Цены номенклатуры» и столбца «Цена» минус Автоматическая скидка.

Например,

Цена в регистре = 100 р.,

Цена = 90 р.

Автоматическая скидка = 5%

Ручная скидка = (1 - 90/100)*100  - 5% = 5%.

Автоматическая скидка - скидка из регистра сведений «Скидки и наценки номенклатуры» для указанной номенклатуры и клиента

Сумма - произведение столбцов «Количество» и «Цена»

Всего - если на закладке «Цены и валюта» будет проставлена галочка «учитывать НДС», то сумма столбца «Сумма» и суммы НДС

В подвале таблицы кроме суммы НДС и суммы заказа выводить еще два значения МП и Наценка:

МП = Сумма заказа - Расходы

Расходы = Себестоимость + Комиссионные + Транспортные расходы + Стоимость денег

Комиссионные = % комиссионных из справочника «Контрагенты» * Сумму заказа

Транспортные расходы = значение поля «Транспортные расходы»

Стоимость денег = Число дней задолженности, установленное в договоре, указанного в шапке документа * поле «Стоимость денег» справочника «Организации» на закладке «Прочие» (добавить новое поле в Справочник «Организации») / 365

Наценка = МП/Расходы * 100%

Изменить поле «Транспортные расходы».

Поле должно быть расчетным:

Стоимость по весу = вес* тариф по весу* коэффициент поправки по весу + постоянные расходы по весу

Вес = Сумма произведений по всей спецификации (количество номенклатуры из документа «Коммерческое предложение»* вес единицы хранения остатков из справочника «Номенклатура») (в справочнике «Номенклатура» на закладке Единицы устанавливается вес различных единиц измерения, но жирным выделен вес единицы хранения остатков и в документе «Коммерческое предложение» ед. изм.= ед. хранения остатков).

Тариф по весу. Значение поля «тариф по весу» из справочника «Маршрут» по выбранному маршруту

Коэффициент поправки по весу. Значение поля «Коэффициент поправки по весу» из документа «Коммерческое предложение».

Постоянные расходы по весу. Значение поля «Постоянные расходы по весу» из документа «Коммерческое предложение».

Стоимость по объему = объем* тариф по объему* коэффициент поправки по объему + постоянные расходы по объему

Объем = Сумма произведений по всей спецификации (количество номенклатуры из документа «Коммерческое предложение»* объем единицы хранения остатков из справочника «Номенклатура») (в справочнике «Номенклатура» на закладке Единицы устанавливается объем различных единиц измерения, но жирным выделен объем единицы хранения остатков и в документе «Коммерческое предложение» ед. изм.= ед. хранения остатков). Значение поля Объём может быть также установлено вручную.

Тариф по объему. Значение поля «Тариф по объему» из справочника «Маршрут» по выбранному маршруту

Коэффициент поправки по объему. Значение поля «Коэффициент поправки по объему» из документа «Коммерческое предложение».

Постоянные расходы по объему. Значение поля «Постоянные расходы по объему» из документа «Коммерческое предложение».

Стоимость по весу и объему сравниваются и в поле транспортные расходы документа «Коммерческое предложение» выводится большая их них.

Контролировать следующие моменты:

1.             Номенклатура в заказе  не может отличаться от номенклатуры в коммерческом предложении.

2.            Количество в заказе (ах) должно быть меньше или равно количеству в Коммерческом предложении.

3.            На основании одного коммерческого предложения можно ввести несколько заказов, при вводе первого заказа, он заполнится всеми позициями номенклатуры из Коммерческого предложения. В последующие разы всеми оставшимися позициями.

отчет «Определение приемлемости заявки»

N заявки - документ «Коммерческое предложение» при условии, что нет проведенных Заказов, введенных на основе этого Коммерческого предложения, или есть непроведенные Заказы, введенные на основе этого Коммерческого предложения

Клиент - поле «Контрагент» документа «Коммерческое предложение»

Сумма - сумма указанного документа «Коммерческое предложение»

Маржинальная прибыль = столбец «Сумма» - Себестоимость

Себестоимость = количество номенклатуры из документа * на регистр накопления «Партии товаров на складах БУ» (в этом регистре собираются расходы, влияющие на себестоимость)

Наценка = столбец «Маржинальная прибыль»/Себестоимость * 100%

МП с учётом доп. расходов = Маржинальная прибыль указанного документа «Коммерческое предложение»

Наценка с учётом доп. расходов = Наценка указанного документа «Коммерческое предложение»

Доля товаров уровня поддержки 1 и 2 в реализации = ∑товаров с уровнем поддержки 1, 2/∑всех товаров в заявке

Задание 6.

Создание Заказа покупателя (Заказ покупателя формируется сотрудниками отдела продаж)

Закладка Заказы -> Заказ покупателя. По кнопке «Добавить» (Ins) создать новый документ.

Вид сделки: ХХХ

Контрагент: Покупатель (выбрать любого покупателя из справочника Контрагенты)

Закладка Цены и валюта: установить тип цен: Продажи

Склад: Основной

Способ списания остатка товаров: из резерва

Заполнить табличную часть  номенклатурой:

Отгрузка, - по умолчанию 21 день

Оплата

Редактирование печатной формы:

1. Таблица -> Вид -> Только просмотр (снять)

2. Сохранение в excel: Файл ->  Сохранить копию.

Самостоятельное Создание Заказов без КП

Сформировать еще два заказа у своего покупателя БЕЗ КОМ. ПРЕДЛОЖЕНИЯ на любое количество своей продукции.

Создание Счета покупателю

• На основании Заказа 1
• Из журнала, создаем Новый документ

Проставить обещаемые даты доставки для своей номенклатуры

Закладка Заказы -> Обработка Согласование заказа. В поле «Обещаемая дата» проставить реальные даты поставки по каждой номенклатуре, нажать кнопку «Сохранить».

.............

Задание 8.

Согласование заказа покупателя (Согласование заказа производят сотрудники отдела продаж)

Закладка Операции -> Отчет -> Отчет  Согласование заказа. Сформировать заказ по созданному заказу покупателя. Просмотреть обещаемую дату. Из отчета открыть заказ (дважды щелкнуть по нему мышкой). Если обещаемая дата поставки устраивает, то нажать кнопку «согласовано», дата отгрузки становится равной самой поздней обещаемой дате. ДЛЯ ЗАКАЗА 1 И 2 ЖМЕМ СОГЛАСОВАНО.

Закладка Заказы -> Обработка Согласование заказа. Посмотреть Заказ 1 И 2. Желаемая дата изменилась на обещаемую.

...............

Открыть обработку Согласование заказа, согласованный заказ выделен серым цветом, можно оформлять заказ ПОКУПАТЕЛЮ, если товара нет на складе.

.........

Создание заказов ПОСТАВЩИКАМ

Закладка Заказы -> Документ Заказ ПОСТАВЩИКУ. По кнопке «Добавить» (Ins) создать новый документ. Заказ ПОСТАВЩИКУ можно также сформировать на основании заказа покупателя.

Создать 3 документа по своему ПОСТАВЩИКУ.

Документ 1

Вид сделки: ХХХ

Контрагент: выбрать из справочника Контрагенты своего ПОСТАВЩИКа

Закладка Цены и валюта установить тип цен:

Оплата: проставить даты

Склад: Основной

Табличную часть заполнить необходимой номенклатурой и проставить соответствующее количество под конкретный заказ, в поле Заказ выбрать заказ покупателя, под который заказывается продукция, добавить номенклатуру, которая поставляется на склад без заказа покупателя.

По кнопке Заказ ПОСТАВЩИКу можно просмотреть и распечатать заказ ПОСТАВЩИКу.

Редактирование печатной формы:

1. Таблица -> Вид -> Только просмотр (снять)

2. Сохранение в excel: Файл ->  Сохранить копию.

Документ 2 И 3

Сформировать еще один заказ у своего покупателя БЕЗ КОМ. ПРЕДЛОЖЕНИЯ на любое количество продукции.

Формируем отчет по резервам

Отчет «Товары в резерве на складах»

Резерв снимается при Закрытие заказа или Реализации.

Если есть свободный остаток, то можно зарезервировать товар из Заказа, столбец размещение.

Изменение желаемой даты

В заказе меняем желаемую дату и проводим не оперативно

Задание 11.

Корректировка и отмена заказа ПОСТАВЩИКУ

Закладка Заказы -> Документ Корректировка заказа ПОСТАВЩИКУ. По кнопке «Добавить» (Ins) создать новый документ.

Документ Корректировка заказа ПОСТАВЩИКУ также может быть введен на основании документа Заказ ПОСТАВЩИКУ.

Создать документ, корректирующий заказ ПОСТАВЩИКУ (документ 2) на любое количество товаров.

Закладка Заказы -> Документ Закрытие заказов ПОСТАВЩИКУ. По кнопке «Добавить» (Ins) создать новый документ.

Документ Закрытие заказов ПОСТАВЩИКУ также может быть введен на основании документа Заказ ПОСТАВЩИКУ.

Создать документ, который будет закрывать заказ ПОСТАВЩИКУ (документ 2).

Указать причину закрытия заказа.

Задание 12.

Закрытие заказа покупателя

ДЛЯ 3  Заказ покупателя

..........

Закладка Операции -> Документы -> Закрытие заказов покупателей. По кнопке «Добавить» (Ins) создать новый документ.

Документ Закрытие заказов покупателей также может быть введен на основании документа Заказ покупателя.

Создать документ Закрытие заказов покупателей на основании созданного  документа Заказ покупателя.

Указать причину закрытия заказа.

...............

Закладка Заказы -> Отчет Анализ причин закрытия заказов. Сформировать отчет по своему ПОКУПАТЕЛЮ.

..............

Формирование Заявки на склад

Формируем Заявку на склад на основании Заказа 2.

Резерв стает под эту заявку и снимается  с резерва после реализации.

 На основании Заявки на склад формируем Реализацию товаров и услуг

На основании Заявки введем 2 Реализации.

Оформляем оплату по Заказу 2

Создаем новый документ Платежное поручение входящее:

• От «ХХХ»
• Договор бухгалтерский
• Без списка
• Часть оплаты

Отчет «Анализ заказов покупателей»

 Возврат товара от покупателя части.

Вводим документ возврата на первый документ Реализации.

Изменить заказ: с заявки на заказ

 Общий журнал документов по  контрагенту, по виду документов, по автору

Задание 15.

Анализ документов контрагентов

Закладка Закупки -> Журнал «Документы контрагентов».

1. Отобрать документы по своему ПОСТАВЩИКУ

...........

......

или кнопка Отбор и сортировка в текущей колонке ............, установив курсор на нужного контрагента.

Отключить отбор: ..............

2. Отобрать документы по полю Ответственный - по своему имени

Отключить отбор: ................

3. Отобрать документы по виду документа: Заказ ПОСТАВЩИКу

..........

Видимость состояния заказа ПОСТАВЩИКу (под какие заявки распределяется продукция по заказу)
Видимость структуры подчиненности по документу (заказ поступление, оплаты)

 Задание 16.

Анализ состояния заказа ПОСТАВЩИКу

Закладка Операции -> Отчет -> Отчет Размещения в заказах. Сформировать отчет по своей позиции номенклатуры

................

Просмотр номенклатуры со складскими остатками и резервами, в том числе по группам товаров
Складские остатки  по менеджеру, по номенклатуре, по уровням поддержки
Отчет по движению товара по менеджеру, по номенклатуре, по уровням поддержки

 Задание 17.

Остатки и движение товаров

Закладка Закупки -> Справочник Номенклатура. Кнопка Действия -> проставить галочку Остатки товаров на складах. Возможность анализа остатков номенклатуры, свободного остатка и ожидаемого прихода.

 Платежные поручения (выписка по банку)

 Задание 20.

Просмотр платежных поручений (Платежные документы оформляют сотрудники бухгалтерии)

Закладка Операции -> Документы -> Документ Платежное поручение исходящее. По кнопке «Добавить» (Ins) создать новый документ.

Документ Платежное поручение исходящее также может быть введен на основании документа Поступление товаров и услуг.

Создать документ на основании  документа Поступление товаров и услуг

Установить галочку Оплачено

.........

 При проведении документа создается дублирующий документ для юридической организации, в котором организация ХХХ меняется на ХХХ, расчетный счет с р/с ХХХ на р/с ХХХ.

..........

Закладка Операции -> Обработка -> Обработка Выписка банка. Установить галочку Выводить только оплаченные.

.............

Взаиморасчеты с контрагентами с детализацией по документам
Акт сверки взаиморасчетов

 Задание 21.

Анализ взаиморасчетов

Закладка Взаиморасчеты -> Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами. Сформировать отчет по своему ПОКУПАТЕЛЮ по организации «ХХХ».

..........

Закладка Взаиморасчеты -> Ведомость по расчетам с контрагентами. Сформировать отчет по своему ПОКУПАТЕЛЮ  по организации «ХХХ».

.............

Закладка Взаиморасчеты -> Документ Акт сверки взаиморасчетов. По кнопке «Добавить» (Ins) создать новый документ.

За период с: 01.06.2008 по: 30.06.2008

Контрагент: выбрать своего ПОКУПАТЕЛЯ

Кнопка Заполнить: Заполнить по данным управленческого учета

..........

На нашем сайте можно ознакомиться с процедурой заказа создания проекта ИС ERP класса. Хотите узнать о возможностях оптимизации расходов на эти услуги? Читайте об этом в разделе "Сколько стоит разработка проекта внедрения ИС ERP?".
Заполните эту форму для подготовки коммерческого предложения и мы пришлём вам КП с учётом специфики вашей компании.