Пример требований на внедрение информационной системы ERP-класса

1. Общие положения технического задания

1.1. Территориально офис и склад предприятия удалены друг от друга, но располагаются на территории одного бизнес-центра. ИС ERP должна обеспечивать возможность обмен информацией между площадками компании в on-line режиме.

1.2. Примерный функционал рабочих мест представлен в Приложении 1 технического задания

1.3. К моменту начала этапа внедрения ИС ERP должна быть разработана следующая документация: инструкции пользователей по рабочим местам, описание нестандартных окон и нестандартных полей, описание отчётов.

1.4. К моменту начала этапа внедрения ИС ERP сотрудники компании должны пройти обучение под руководством специалистов компании-внедренца.

1.5. ИС считается принятой в промышленную эксплуатацию после 6 недель успешной опытной эксплуатации.

1.6. ИС ERP должна обеспечивать все возможности стандартного функционала, включённого в систему 1С:ERP. Кроме того, ИС  в целом должна удовлетворять следующим требованиям:

• ввод исходных данных для справочников и баз данных из файлов Excel,
• откат операций с сохранением истории,
• работоспособность функционала, созданного в порядке доработки, при переходе на новые версии 1С:ERP,
• защиту информации от несанкционированного доступа, доступ сотрудников к информации в соответствии с установленными правами доступа и сформированным функционалом рабочих мест,
• возможность резервирования информации средствами ИС ERP или стандартными средствами MS Windows, а также восстановление информации из копии в том же порядке,
• выполнение стандартного отчёта о продажах за год (порядка 12000 отгрузок со склада) в течение не более 5 минут при условии работы в режиме ввода информации на других рабочих местах системы,
• контроль форматов вводимых данных, работоспособность системы при любых ошибках ввода пользователей,
• средства, предотвращающие дублирование номенклатуры справочников.

2. Требования к функционалу ИС ERP

Подсистемы ИС ERP должны удовлетворять следующим требованиям:

2.1.       Бюджетирование

• ввод планов продаж в денежном выражении по группам товара на год с разбивкой по месяцам,
• возможность коррекции бюджетов следующих периодов ежемесячно, на 3 месяца вперёд,
• централизованный ввод проекта плана издержек с разбивкой по статьям, ЦФО, месяцам на год,
• доступность проекта руководителям ЦФО,
• возможность руководителям ЦФО предложить свои коррективы в план издержек в рамках ИС,
• возможность Финансового директора принять или отклонить предложенные коррективы,
• планирование расхода денег на издержки на основе плана издержек и условий оплаты издержек,
• ввод плана минимального товарного запаса по всей номенклатуре в натуральном выражении на год с разбивкой по месяцам,
• расчёт плана товарных запасов на основе плана продаж и плана минимального товарного запаса,
• расчёт плана закупок на основании плана продаж и плана товарных запасов,
• расчёт плана расхода денег на закупки на основании плана закупок, условий оплаты и кредитных линий поставщиков,
• расчёт прогнозируемого баланса, финансовых коэффициентов,
• получение план-фактных отчётов по всем перечисленным планам

2.2.      Управление финансами

• расчёт оперативного прогноза реализации и прихода денег от клиентов,
• расчёт оперативного прогноза прихода товара на склад и оплат поставщикам,
• расчёт оперативного БДДС на основе проведённых заявок на продажу и закупку

2.3.      Управление складом

• расчёт грузопотока на 1 руб зарплаты сотрудников склада,
• передача инструкций по отгрузке с привязкой к заказу на склад,
• регистрация претензий клиентов, причин, результатов работы по претензиям. Отчёт по текущему состоянию претензий и аналитический отчёт.

2.4. Управление продажами

• ввод плана продаж и других показателей (см. Приложение 2) по менеджерам,
• расчёт оборачиваемости дебиторской задолженности и авансов покупателей,
• расчёт оборачиваемости резервов на складе,
• регистрация корректности документов грузополучателя в привязке к заказу на продажу,
• регистрация причин отказа клиентов от заказа, ведение справочника причин отказов,
• ввод плана по развитию клиентской базы по менеджерам (новые, разовые, постоянные, потерянные и т.д.),
• отчёт план-факт по развитию клиентской базы,
• регистрация потенциала закупок клиента, расчёт % использования потенциала,
• ввод плана среднего объёма закупок на клиента, расчёт план-факта,
• ввод плана среднего объёма заказа на продажу, расчёт план-факта,
• расчёт среднего объёма продаж на менеджера по продажам,
• регистрация в карточке клиента уровня скидки, схемы оплаты, кредитного лимита,
• отчёт о сделках, в которых предоставленные условия оплаты не соответствуют условиям, закреплённым в карточке клиента,
• регистрация в заказе на продажу желаемой, обещаемой снабжением и фактической дат отгрузки, плановой и фактической дат оплаты,
• отчёт о задержках отгрузки и оплаты относительно плановой даты,
• начисление комиссионных и их оплаты, отчёт,
• ввод норматива стоимости услуг посредников,
• ввод прогноза продаж и прихода денег по клиентам,
• ввод порога неликвидности, регистрацию продаж неликвидов, отчёт о продажах неликвидов по менеджерам,
• регистрация событий прихода и отправки почты, факсов,
• возможность доработки коммерческого предложения с целью прогнозирования рентабельности сделки с учётом дополнительных расходов и отсрочки платежа,
• привязка дополнительных расходов (комиссионных, транспортных и т.д.) к сделке,
• ввод шаблона подготовки к переговорам и отчёта по результатам.

2.5. Управление закупками и товаром

• расчёт показателя кредитных условий от поставщиков,
• регистрацию в заказе на закупку графика оплат (план и факт), отчёт,
• регистрация претензий к поставщикам по качеству и количеству, учёт выставленных претензий и полученных компенсаций, отчёт,
• ввод иерархии товарных групп,
• привязку к карточке товара ФИО менеджера, уровня поддержки, поставщика, срока поставки, схемы оплаты,
• план-фактный отчёт по плановым и фактическим датам поставки,
• автоматическое создание счетов на оплату поставщику при проведении заказа,
• расчёт процента товарного запаса с рентабельностью товарного запаса ниже средней, отчёт,
• расчёт рентабельности инвестиций по номенклатуре и товарным группам,
• реализация алгоритма диспетчеризации резервов заявок на поставку,
• реализация алгоритма принятия решения о приемлемости заявки на поставку с нестандартной номенклатурой,
• разнесение транспортных и таможенных издержек на себестоимость продукции,
• коррекция обещаемой снабжением даты отгрузки при изменении даты поставки товара на склад.

2.6.      Бухгалтерия

• регистрация даты предоставления оригиналов приходных и расходных документов с привязкой к заказам,
• ввод норматива периода предоставления оригиналов документов, отчёт.
• расчёт количества первичных документов на 1 руб зарплаты сотрудников бухгалтерии,
• преемственность бухгалтерского учёта с данными прошлого периода, накопленными в 1С:Бухгалтерии версии 7,
• связь с программами «банк-клиент», используемыми компанией,
• расчёт переменной части зарплаты сотрудников компании.

2.7.      Управление транспортной логистикой

• организацию заявок на доставку транспортному логисту,
• ввод в номенклатуру веса и объёма,
• ввод сроков доставки клиенту по разным маршрутам,
• ввод параметров стоимости доставки по клиентам,
• автоматический расчёт транспортных издержек в заявках на поставку,
• план-фактный отчёт по срокам и стоимости доставок товара клиентам,
• ввод сроков доставки от поставщика по разным маршрутам,
• ввод параметров стоимости доставки по поставщикам,
• автоматический расчёт транспортных издержек в заявках поставщику,
• план-фактный отчёт по срокам и стоимости доставки на склад.