Как не нужно регламентировать бизнес-процессы предприятия
Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании «Питер-Консалт», ksm@piter-consult.ru.
В одном из предыдущих выпусков "Мифов управленческого консалтинга" я писал о бессмысленности попытки регламентировать бизнес-процессы путём написания многостраничных регламентов. Причины две - плохая и хорошая:
- плохая: на предприятиях малого и среднего бизнеса невозможно содержать сотрудников, которые бы в ручном режиме собирали и обрабатывали данные об исполнении регламентов бизнес-процессов; по этой причине регламенты не соблюдаются, а, как правило, даже не читаются персоналом,
- хорошая: в 21 веке функцию сбора информации о выполнении бизнес-процессов взяли на себя средства ИТ; многостраничные регламенты просто потеряли смысл, их заменили графическое схемы бизнес-процессов, предназначенные не только для обучения сотрудников, но и для настройки программного обеспечения управления бизнес-процессами.
Однако, кое-какую информацию просто нет смысла включать в графические схемы и её записывают в сопроводительных текстах по традиции называемых регламентами выполнения бизнес-процессов. Давайте разберёмся, какую именно информацию полезно включать в эти регламенты.
А какую информацию включали в прежние времена? Ни в ГОСТе Р 6.30-2003, ни в "Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" ВНИИ "Документоведения и архивного дела" нет рекомендаций по составу регламентов бизнес-процессов. Поэтому пришлось проанализировать рекомендации методистов в Интернете, и вот к какой традиционной структуре регламента бизнес-процесса мы пришли:
|
Раздел |
Содержание раздела |
Аналог в схеме бизнес-процесса |
|
Общие положения |
1. Назначение регламента |
Название бизнес-процесса |
|
2. Область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент |
Участники бизнес-процесса |
|
|
3. Нормативные документы, на основании которых разработан регламент |
"Управление" в нотации IDEF0 |
|
|
Порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента |
Целесообразно иметь общий порядок на все бизнес-процессы |
|
|
Термины, определения, сокращения |
Определение терминов и разъяснение сокращений |
Целесообразно иметь общий глоссарий на все бизнес-процессы |
|
Описание процесса |
Пошаговое описание процесса. |
Схема бизнес-процесса |
|
Ответственность |
Ответственность участников процесса за неисполнение регламента |
Общая ответственность должна быть закреплена в "Трудовом распорядке", ответственность за показатели - в системе показателей, декларативная ответственность, которой наполнены традиционные регламенты и должностные инструкции, смысла не имеет |
|
Контроль |
Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента |
Владелец бизнес-процесса |
|
Средства контроля |
В схеме бизнес-процесса |
Таким образом, "традиционные" пункты регламента бизнес-процесса не имеют смысла при описании бизнес-процессов графическими схемами в полноценных нотациях.
То, что не нужно включать в регламенты бизнес-процессов, мы выяснили. А вот что нужно включать в регламенты при их разработке, написано в статье по ссылке.
По следующей ссылке можно посмотреть некоторые примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. На сайте также размещена процедура заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.