Формирование бизнес-процессов: текст, графика или таблица?

Существует 3 способа формирования описаний бизнес-процессов - текстовый, табличный, графический и комплексный. Обсуждая преимущества и недостатки этих способов, мы будем предполагать, что описание бизнес-процессов формируется для обучения сотрудников. Если же целью формирования бизнес-процессов является внедрение поддержки бизнес-процессов в информационной управленческой системе, требования к способу описания бизнес-процессов формирует сама система.

1. Текстовый способ формирования бизнес-процессов

Вероятно, это самый распространённый способ регламентации бизнес-процессов в непрофессиональной среде. Если предприятие достигло этапа «бюрократизации», оно быстро обрастает десятками и сотнями регламентов, инструкций, положений и правил. Все эти описания бизнес-процессов формируются в наиболее привычном для сотрудников виде - текстовом.

Несмотря на привычный вид, главные недостатки текстового вида формирования описаний бизнес-процессов - это трудность понимания и запоминания. Некоторые люди не могут ни то что понять и запомнить, а даже дочитать до конца описание длинной процедуры с множеством условных переходов и связями с другими, такими же громоздкими процедурами.

Другой недостаток текстового способа описаний бизнес-процессов - большое количество противоречий и неоднозначностей. Когда мы начинаем разбирать накопившуюся у заказчика текстовую документацию, структурировать описания бизнес-процессов современными методами, эти внутренние ошибки выявляются в огромных количествах.

Тем не менее, «документированные процедуры» в текстовом виде продолжают существовать не только в практике предприятий, но и в стандартах СМК.

2. Табличный способ формирования бизнес-процессов

В табличном виде бизнес-процесс имеет примерно следующий вид:

Формирование описаний бизнес-процессов в табличном виде имеет одно преимущество перед текстовым описанием - оно лучше структурировано. Однако, табличное описание имеет сходный с текстовым недостаток - это линейное, одномерное описание, в отличии от графического. Кроме того, таблица не способствует образному пониманию и запоминанию, которые так важны для человека.

3. Графический способ формирования бизнес-процессов

По мнению психологов, графика воспринимается человеком лучше, чем текст, даже структурированный в таблицу. Недаром нас кругом окружают графические пиктограммы, от дорожных знаков, до иконок на экране телефона.

Именно поэтому графические схемы стали наиболее распространённым способом формирования описаний бизнес-процессов в последние годы. Существует несколько наборов правил графического описания бизнес-процессов - нотаций. С особенностями использования разных нотаций можно ознакомиться в нашей статье по ссылке.

Однако, полностью отказаться от текста при формировании описаний бизнес-процессов не удаётся. Та информация о бизнес-процессе, которая нужна для понимания, но не уместна на графической схеме, фиксируется в текстовом регламенте выполнения бизнес-процесса. Так как информативность у нотаций разная, состав регламентов определяется нотацией, в которой описана графическая схема бизнес-процесса.

3. Комплексный способ формирования бизнес-процессов

Как видим, одной схемой не обойтись, поэтому современное программное обеспечение, предназначенное для описания бизнес-процессов, позволяет включать в описание не только схему, но и многочисленные параметры бизнес-процессов - списки участников, цели, показатели, нормативно-справочную документацию, используемое программное обеспечение и т. д.

Вероятно этот способ описания бизнес-процессов является наиболее полноценным и удобным на сегодняшний день.

На нашем сайте можно ознакомиться с другими примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, почитать Как заказать услуги по совершенствованию бизнес-процессов.
Хотите узнать как можно сэкономить, при заказе этой работы? Читайте статью "Стоимость разработки описаний бизнес-процессов"" или смотрите видео "Стоимость оптимизации бизнес-процессов" на наших каналах Youtube или Rutube.
Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашей компании, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП, оптимизирующее стоимость работы для вашей задачи.