Стоимость оптимизации бизнес-процессов
Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании «Питер-Консалт»
В серии видеопостов я рассказываю о том, как оптимизировать стоимость наиболее популярных консалтинговых услуг. Надеюсь, что эти материалы помогут заказчикам консалтинговых услуг получить нужный результат за минимальные деньги.
Сегодня я хочу рассказать, от чего зависит стоимость .
В общем случае работа по оптимизации бизнес-процессов состоит из следующих шагов:
1. Определение границ проекта
2. Диагностика бизнес-процессов
3. Разработка описаний бизнес-процессов «как есть»
4. Оптимизация, разработка описаний бизнес-процессов «как должно быть»
5. Внедрение бизнес-процессов
6. Сопровождение
1. Определение границ разработки описаний бизнес-процессов
Хотя бизнес-процессы компании тесно связаны друг с другом, как правило, заказчик озабочен, в первую очередь, оптимизацией отдельных функциональных блоков. Для корректного определения трудоёмкости будущей работы важно максимально точно определить этот функционал уже на первом этапе. Опытный консультант на основании первой беседы с заказчиком сможет разработать список будущих бизнес-процессов с достаточной точностью. Понятно, что длина этого списка повлияет на стоимость разработки описания бизнес-процессов кардинальным образом.
2. Диагностика бизнес-процессов
Стоимость диагностики зависит, в первую очередь, от количества и продолжительности интервью с участниками бизнес-процессов. Хотя желание сэкономить, сократив эти параметры, вполне понятно, не стоит впадать в крайность. Побеседовать нужно, по крайней мере, с одним представителем каждой роли участников бизнес-процессов. Чрезмерная экономия может привести к тому, что важные детали, причины проблем, останутся не замечены консультантом, что приведёт к снижению качества результатов работы. В общем список интервью нужно хорошо продумать, чтобы оптимизировать расходы, но не потерять качество.
3. Разработка описаний бизнес-процессов «как есть»
Трудоёмкость этого этапа определяется функционалом, который выбрали для описания бизнес-процессов. Иногда заказчики, отвечая на наш вопросник для подготовки коммерческого предложения, не думая о последствиях, выбирают для описания бизнес-процессов весь функционал компании. Получают большую общую стоимость и отказываются от проекта вместо того, чтобы ограничиться только бизнес-процессами, действительно, нуждающимися в оптимизации.
Ошибочно думать, что на стоимость описания повлияет выбор нотаций или программного обеспечения. Однако, если заказчик решит описывать бизнес-процессы в специализированном программном обеспечении, ему придётся потратиться на его приобретение и сопровождение.
4. Оптимизация, разработка описания бизнес-процессов «как должно быть»
Несмотря на утверждения методистов о том, что методика оптимизации бизнес-процессов не только описана, но и реализована в программных инструментах, смею утверждать, что этот этап остаётся наиболее творческой задачей.
Системная оптимизация бизнес-процессов невозможна без разработанной стратегии компании. Постараюсь проиллюстрировать это утверждение на примере.
Предположим, мы оптимизируем бизнес-процесс комплектации заказов на складе. В одном случае предприятие на стратегическом уровне выбрало своим конкурентным преимуществом отсутствие ошибок сборки заказов. Другое предприятие посчитало, что небольшое количество ошибок сборки допустимо, но хочет минимизировать стоимость и срок сборки. Понятно, что в результате оптимизации на этих предприятиях получатся совсем разные бизнес-процессы.
Можно заметить, что в этом примере я не только назвал стратегические решения в области складской логистики, но и показатели, по которым бизнес-процессы должны быть оптимизированы. Поэтому оптимизация бизнес-процессов на практике может начаться с разработки стратегии и системы показателей, если заказчик не хочет ограничиться косметическим ремонтом стихийно сложившихся процедур. Эту работу придётся учесть в бюджете проекта.
5. Внедрение бизнес-процессов
Мы полагаем, что работа по описанию бизнес-процессов не имеет большого смысла, если с самого начала не продумать способ внедрения результатов разработки в жизнь.
Внедрение бизнес-процессов в жизнь держится на 3-х китах:
- Обучение персонала,
- Мотивация персонала,
- Поддержка бизнес-процессов в информационной системе.
Если менеджмент предприятия возьмёт эту работу на себя, расходы на внешнего консультанта можно будет сократить. Правда мне часто приходилось сталкиваться с тем, что компания самостоятельно не справлялась с этой задачей. Тогда все усилия по описанию и оптимизации бизнес-процессов пропадают зря.
6. Сопровождение
Тот, кто уже пытался повысить эффективность бизнес-процессов предприятия или отдельного функционального блока знает, как быстро устаревают эти разработки. Описания бизнес-процессов - самая динамичная часть системы управления и нуждаются в постоянном обновлении и редактировании. Если вы остались довольны той работой, которую провёл консультант по описанию и внедрению бизнес-процессов, может быть будет целесообразно поручить ему периодическую ревизию и коррекцию этого инструмента, так как во многих случаях у сотрудников компании по причине загруженности оперативной деятельностью просто не хватит времени для проведения этой важной работы.
Таким образом, мы убедились с вами, что трудоёмкость разработки описания бизнес-процессов зависит от ряда факторов, перечисленных выше. Эти факторы вполне формализуемы и лежат в основе калькулятора расчёта стоимости этой услуги, который есть в каждой компании, занимающейся оказанием подобных услуг. Получив ответы на свои вопросы, консультант сможет не только определить состав работ, но и предложить стоимость и сроки проведения работы. Надеемся, что эта статья поможет заказчикам описания бизнес-процессов лучше подготовиться к диалогу с потенциальным разработчиком.
На нашем сайте можно ознакомиться с примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, отзывами наших заказчиков, а также с процедурой заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашего предприятия, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.