Пример предложений по оптимизации бизнес-процессов комплектации заказов
1) Оптимизация бизнес-процесса формирования плана отгрузки.
План отгрузки формировать на основании данных, вносимых менеджерам по продажам при оформлении заказа в информационной системе УПП (ИС УПП).
Мероприятия и ресурсы
Мероприятие |
Ресурс |
Сформировать техническое задание на доработку ИС УПП. |
Сотрудник службы ИТ |
Разработать и внедрить изменение ИС УПП |
Сотрудник службы ИТ |
Тестовая эксплуатация изменений ИС УПП |
Сотрудник службы ИТ, менеджер по продажам, оператор ТСК |
Обучение менеджеров по продажам, оператора ТСК |
Менеджеры по продажам, оператор ТСК, сотрудник службы ИТ |
Прогнозное влияние оптимизации на показатели бизнес-процесса:
Снижение ошибок при сборке заказа на 7 - 10%.
2) Оптимизация бизнес-процесса комплектации заказа при многократном обращении клиента.
(Мероприятие целесообразно проводить после интеграции ИС УПП и информационной системы УС)
Изменить порядок передачи заказа на комплектацию. Разработать и внедрить алгоритм внесения изменений менеджером по продажам в заказ, который уже передан на склад, но ещё не начал собираться. Запретить менеджерам по продажам создавать новые заказы, при возможности внесения изменений в уже существующие.
Мероприятия и ресурсы
Мероприятие |
Ресурс |
Сформировать техническое задание на доработку информационных систем. |
Сотрудник службы ИТ |
Разработать и внедрить изменение в информационные системы |
Сотрудник службы ИТ |
Тестовая эксплуатация изменений ИС УПП |
Сотрудник службы ИТ, менеджер по продажам, оператор ТСК |
Обучение менеджеров по продажам, оператора ТСК |
Менеджеры по продажам, оператор ТСК, сотрудник службы ИТ |
Прогнозное влияние оптимизации на показатели бизнес-процесса:
Увеличение скорости сборки заказов на 3-5%.
3) Ограниченное использование информационных систем для управления деятельностью работников склада.
Произвести оптимизацию бизнес-процессов управления складом, основанную на следующих критериях:
- Заказы должны распределяться между работниками склада автоматизировано, в зависимости от категории заказа, объёма заказа, территориальной удалённости позиций заказа на складе (здесь возможен другой критерий, например вес позиций заказа) и опыта сборщика (самые сложные и ответственные заказы - работникам, допускающим наименьшее число ошибок);
- В системе должно фиксироваться начало и окончание комплектации заказа сборщиком;
- В систему должны вноситься данные об ошибочных действиях, приведших к претензиям клиентов (внутренних и внешних).
Изменить порядок комплектации, обеспечив обязательное и своевременное внесение данных в информационную систему. Данные претензионной деятельности вносить в информационную систему.
Мероприятия и ресурсы
Мероприятие |
Ресурс |
Сформировать техническое задание на доработку информационных систем. |
Сотрудник службы ИТ |
Разработать и внедрить изменение в информационные системы |
Сотрудник службы ИТ |
Тестовая эксплуатация изменений информационной системы |
Сотрудник службы ИТ, менеджер по продажам, оператор ТСК |
Разработка стандарта протекания процесса |
Сотрудник службы ИТ, работники склада периодически |
Тестовая эксплуатация процесса |
Заместитель начальника склада Сотрудник службы ИТ, работники склада периодически. |
Обучение сотрудников склада |
Сотрудники склада, сотрудник службы ИТ |
Прогнозное влияние оптимизации на показатели бизнес-процесса:
Увеличение скорости сборки заказов на 12 - 15%.
4) Отслеживание сборки заказа.
Доработать информационную систему, дополнив возможностью отображения данных о состоянии сборки заказа. Обязать оператора ТСК вносить соответствующие данные.
Мероприятия и ресурсы
Мероприятие |
Ресурс |
Сформировать техническое задание на доработку информационных систем. |
Сотрудник службы ИТ |
Разработать и внедрить изменение в информационные системы |
Сотрудник службы ИТ |
Тестовая эксплуатация изменений информационной системы |
Сотрудник службы ИТ, менеджер по продажам, оператор ТСК |
Обучение менеджеров по продажам, оператора ТСК |
Менеджеры по продажам, оператор ТСК, сотрудник службы ИТ |
Прогнозное влияние оптимизации на показатели бизнес-процесса:
Увеличение скорости сборки заказов на 3-5%.