Как не нужно заказывать оптимизацию бизнес-процессов. Часть 1

Некоторые заказчики услуги оптимизации бизнес-процессов жалуются, что найти хорошего исполнителя этой работы сложно. Вероятно, они правы, но должен сказать, что найти хорошего заказчика оптимизации бизнес-процессов не проще. Проиллюстрирую своё мнение на примере переговоров, которые прошли у меня недавно с одним потенциальным заказчиком, госбюджетной организацией федерального уровня.

Итак, получаем мы на e-mail ответы потенциального заказчика на наш вопросник для получения коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов. Обнаруживаем некоторые странности в ответах. Например, выбраны для оптимизации только 2-3 вспомогательных бизнес-процесса, но количество ролей участников бизнес-процессов указано подозрительно большое. Мы делаем коммерческое предложение, но в сопроводительном письме обращаем внимание на это противоречие.

Представитель заказчика, получив коммерческое предложение, звонит нам по телефону и тут же обнаруживается первая, так часто встречающаяся, ошибка заказчика:

1. Некомпетентный представитель заказчика

Типичная история: руководитель поручает поиск потенциальных исполнителей оптимизации бизнес-процессов совершенно случайному сотруднику. Нет сомнений, что выбор личного автомобиля, строителей для личной дачи, этот руководитель не поручит секретарше, а вот заказ КП на сложную, дорогостоящую услугу для родного предприятия - легко.

Почему так? Если заказчик  оптимизации бизнес-процессов - наёмный менеджер, всё более-менее понятно. А вот если это сам собственник бизнеса, нет у меня ответа.

Иногда такие некомпетентные представители заказчика в ответ на нашу просьбу ответить на вопросник для получения КП, заявляют: «Ответить на вопросы не могу. Если заинтересованы в заказе, назовите стоимость прямо сейчас, по телефону». Конечно, мы не заинтересованы тратить время на некомпетентного заказчика, поэтому на этом «переговоры» и заканчиваются.

Подчёркиваю, речь идёт не о компетентности в области оптимизации бизнес-процессов, на это рассчитывать мы не вправе. Некомпетентный представитель заказчика не знает функционал предприятия, беспокоящие руководителя предприятия проблемы, ожидаемые заказчиком результаты проекта, планируемые даты реализации проекта и т. д.

В описываемой ситуации мы всё-таки получаем по телефону хоть какую-то дополнительную информацию и отправляем новое КП.

Чем-то наше КП заинтересовало, и с нами решает побеседовать  руководитель департамента. Назначено точное время видеоконференции - 18:20, видимо, чтобы  показать исключительную занятость и пунктуальность руководителя департамента. Со стороны заказчика в подготовке аудиенции участвовало 3 клерка, которые периодически звонили мне  и напоминали о встрече.

Нужно ли говорить, что в 18:20 на связи никого не было? Не было и в 18:30, а ближе к 19:00 объявилась дама, которая назвалась заместителем руководителя департамента. Так мы сталкиваемся с ошибкой заказчика, которую я бы сформулировал, как

2. Плохая подготовка к переговорам

Но речь об этой ошибке пойдёт уже в следующей статье.

По следующей ссылке можно посмотреть некоторые примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. На сайте также размещена процедура заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.