12 советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов. Часть 1

Услуга оптимизации бизнес-процессов стала очень востребованной в последнее время. Вот только заказчики этой услуги иногда допускают ошибки, от которых хочу их предостеречь в новой серии статей.

1. Помните о внедрении бизнес-процессов

Недостаточно описать бизнес-процессы. Нужно добиться того, чтобы сотрудники стали работать по новым правилам. О том, как это сделать, подробно написано в статье по следующей ссылке. Действия по внедрению бизнес-процессов нужно предусмотреть ещё  на этапе обсуждения договора с исполнителем.

2. Правильно выберите форму описания бизнес-процессов

Я уже писал и о том, как не нужно разрабатывать регламенты бизнес-процессов, и о том, как нужно их разрабатывать. Но традиция написания старых, "замшелых" текстовых регламентов остаётся популярной у заказчиков. Перечислю ещё раз основные причины, по которым текстовые регламенты - это плохой способ описания правил взаимодействия сотрудников:

• Текст воспринимается большинством людей хуже, чем графика. Недаром инфографика всё шире и шире внедряется в нашу жизнь.
• В текстовых регламентах можно написать всё что угодно, не заботясь о согласовании с другими регламентами и другими управленческими документами. Поэтому, когда мы во время диагностики бизнес-процессов анализируем регламенты предприятия, находим массу противоречий, нестыковок, неоднозначностей.
• В 21 веке нельзя быть конкурентным без использования средств ИТ, в частности, для управления бизнес-процессами. Текстовый регламент невозможно "скормить" компьютеру. Чтобы использовать BPM-системы (Business Process Management, Системы Управления Бизнес-процессами), бизнес-процессы нужно описать на понятном им языке.

Поэтому правильный способ описания процедур бизнес-процессов - это графические схемы. Если не используется специализированное программное обеспечение (ПО), дополнительная информация, не уместная на схемах, оформляется в виде текстовых файлов.

3. Не ошибитесь с нотацией описания бизнес-процессов

Подробно о нотациях описания бизнес-процессов написано в статье по вышеприведённой ссылке. Здесь только посоветую не гнаться за модой, а помнить о цели описания бизнес-процессов. Например, популярная нотация BPMN очень хороша для использования в ПО, но тяжело воспринимается людьми, далёкими от ИТ. Если вы хотите обучить персонал, но не планируете использовать ПО, понимающее эту нотацию, подумайте о более простом варианте.

4. Используйте специальное программное обеспечение для описания бизнес-процессов

Бизнес-процессы можно описать в таком распространённом ПО, как MS Word или Visio. Но эти программы не умеют проверять описанные бизнес-процессы на непротиворечивость. Это действие может выполнить специализированное ПО, такое как AllFusion Process Modeler.

Если же вы задумались о совершенствовании системы управления в целом, рекомендую использовать ПО типа Business Studio. Такое ПО позволяет не только описать и проверить бизнес-процессы, но и разместить всю управленческую документацию в удобном для использования и модернизации виде.

Продолжение советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов в следующей статье.

По следующей ссылке можно посмотреть некоторые примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. На сайте также размещена процедура заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.

Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.