Организация управленческого учёта в Excel

Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании «Питер-Консалт»

Прежде всего:

1.  Управленческий учёт - это понятие гораздо более широкое, чем финансовый, даже организованный по управленческим правилам. Подробнее в статье по ссылке.

2.  В 21 веке нужно организовывать управленческий учёт с помощью специализированного программного обеспечения (ПО).

Тем не менее, для большинства руководителей малого бизнеса управленческий учёт - это всего лишь учёт денег и ТМЦ, и некоторые из них пытаются организовать его в самом демократичном ПО, в Excel. В этой статье расскажу о некоторых трудностях организации управленческого учёта в Excel.

1. Регистрация первичной информации

Необходимо определить все реквизиты записей регистрации первичной информации в соответствии с целями управленческого учёта. Например, если вы хотите учитывать поступление и выбытия денег по отдельным проектам (работам, заказам, объектам и т. д.) в записях по поступлениях и выбытиях должен регистрироваться номер проекта.

Сложность заключается в том, что таких реквизитов набирается много и для одних записей они необходимы, а для других нет. Например, в записи о закупке материалов для проекта нужно указать номер проекта, чтобы эта закупка попала в прямые расходы проекта. А вот закупку канцелярии для офиса совсем не обязательно распределять по проектам, значит и номер проекта в соответствующей записи не нужен. И таких правил будет много.

Если делать поля необязательными для заполнения, по нашей российской традиции никто их заполнять и не будет, а значит труд по организации управленческого учёта окажется напрасным. Делать заполнение всех полей обязательным тоже неразумно. Значит придётся попотеть, настраивая форматы Excel для ввода первичной информации.

Другая сложность заключается в том, что записи могут вносить разные сотрудники. Значит файл с первичными записями должен быть сетевым, что требует его администрирования. Если заказчик пытается организовать учёт в Excel, вряд ли у него есть сотрудник с навыками системного администратора.

Для каждого реквизита нужно создать справочники, из которых реквизит будет заполняться. Например, справочники статей расходов, центров финансовой ответственности (ЦФО) и т. д. Конечно, эту работу нужно сделать и при внедрении управленческого учёта в специализированном ПО.

Недостаточно создать и настроить форматы регистрации первичной информации. Нужно также

2. Определить правила регистрации первичной информации

Одна группа правил упомянута выше - это обязательность/необязательность заполнения реквизитов. Другая группа - это события, по которым создаются учётные записи. Ведь речь идёт об управленческом учёте, правила которого каждое предприятие вправе определить самостоятельно. Например, факт продажи можно учитывать не только как в регламентированном учёте по оригиналу накладной или акта выполненных работ, но и по поступлению денег или просто по информации менеджера.

Третья группа правил - это правила разнесения доходов и расходов. Например, сумма счёта от поставщика материалов может быть разнесена на несколько проектов или ЦФО.

Совокупность всех правил учёта составляет управленческую учётную политику предприятия. В наиболее полном виде эта политика может быть представлена в виде

3. Описаний бизнес-процессов управленческого учёта

Но этот аспект организации управленческого учёта мы рассмотрим уже в следующей статье.

На нашем сайте можно посмотреть вебинар "Основы бюджетирования", в котором, в том числе, рассмотрен вопрос формирования управленческой учётной политики. 

Если вы хотите получить коммерческое предложение на выполнение работ по организации управленческого учёта, заполните, пожалуйста, эту форму. Мы изучим специфику вашей задачи и дадим своё предложение, оптимизирующее ваши расходы на эту работу.