Проектирование управленческой информационной системы ERP-класса
Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании "Питер-Консалт"
Известно, что внедрение управленческой информационной системы ERP-класса (ИС ERP) на предприятиях часто заканчивается разочарованием заказчика в исполнителях и в эффективности информационных технологий в целом. Одна из главных причин неудачных внедрений - это слабая проработка функционального проекта ИС. В результате ERP-система оказывается в недостаточной степени интегрирована в общую систему управления компанией (СУ), оставаясь, в лучшем случае дорогостоящим калькулятором для ведения управленческого и регламентированного учёта.
Совершенно другой результат можно получить, приняв во внимание тот факт, что управленческая ИС не является для заказчика самоценным продуктом, а должна стать инструментом системы управления предприятием на всех её уровнях, начиная со стратегии и заканчивая процедурами. Это свойство информационной системы должно быть обеспечено на первом шаге проектирования ИС ERP - этапе разработки проекта внедрения.
Нужно сразу оговориться, что полный проект внедрения информационной системы включает в себя ряд вопросов, находящихся за рамками компетенции управленческого консультанта. В статье речь пойдёт о методике функционального проектирования ИС, разрабатываемого на этапе управленческого консалтинга, а под «проектом ИС ERP» подразумевается совокупность документов, являющихся результатом этого этапа проектирования информационной системы.
Рассмотрим подробнее методику
функционального проектирования ИС ERP в разрезе основных задач, решаемых управленческой ИС.
В общем случае ИС должна обеспечивать решение следующих задач:
1. Сбор первичных данных о деятельности предприятия и представление их в удобном для анализа виде
2. Управленческий и регламентированный учёт
3. Поддержка документооборота
4. Планирование и прогнозирование
5. Поддержка бизнес-процессов
В начале 2000-х годов автор работал в оптово-розничной компании, использовавшей систему учёта товарно-материальных ценностей собственной разработки. К тому моменту в системе насчитывалось более 700 отчётов, в которых рассчитывались несколько десятков тысяч показателей. Поскольку практики описаний отчётов не было и разобраться в этом хаосе не представлялось возможным, каждый новый менеджер заказывал себе 10-15 новых отчётов, мобилизуя на эту работу программистов всеми доступными методами. Знакомая картина непозволительного расходования ресурсов?
Возникает вопрос: как на этапе проектирования ИС составить необходимый и достаточный список показателей, которые затем будут представлены в отчётах, предназначенных для принятия управленческих решений? Поскольку мы определились с тем, что ИС ERP должна стать инструментом СУ, ответ на этот вопрос очевиден: в ИС должны, в первую очередь, рассчитываться показатели, которые используются в СУ для управления деятельностью предприятия, подразделений, сотрудников. Показатели стратегического уровня управления разрабатываются на основе методики Balanced Scorecard (BSC), предназначенной для реализации стратегии предприятия. Таким образом, реализуя в ИС систему показателей BSC, мы обеспечиваем интеграцию ИС ERP и СУ на уровне стратегии. Подчинённые показатели выстраиваются методом декомпозиции стратегических показателей и составляют основу план-фактного управления предприятием.
Для решения задачи ИС, перечисленной в списке под номером 1, системы показателей недостаточно. Необходимо также предусмотреть сбор первичных данных, на основе которых эти показатели будут рассчитываться. Решения о том кто, когда, по какому событию, при каких условиях регистрирует эти данные в информационной системе, должны быть зафиксированы в документах проекта ИС ERP: ролях пользователей, описаниях бизнес-процессов, регламентах бизнес-процессов, требованиях к функционалу. Не является также излишней проработка форматов отчётов, в которых показатели будут представлены. Если этот вопрос будет отдан на откуп программисту, заказчик может быть неприятно удивлён результатом в тот момент, когда обязательства внедренцев по этому вопросу будут уже выполнены. Активное участие заказчика в определении форматов является залогом получения результата в действительно «удобном для анализа виде».
Для того, чтобы система управления по показателям стала эффективным инструментом СУ, она должна быть проработана на процедурном уровне. Поэтому процедуры планирования показателей, сбора исходных данных, план-фактного анализа должны быть формализованы на этапе разработки бизнес-процессов предприятия.
Вообще говоря, задача ИС ERP, обозначенная выше под номером 2, является частным случаем задачи N 1. Управленческий и регламентированный учёт – это также процессы сбора первичных данных и представления информации для анализа сотрудниками компании и налоговыми органами, соответственно. Однако, на этапе управленческого консалтинга вопросы учёта необходимо рассмотреть отдельно, так как они должны найти специфическое отражение в проекте ИС.
В первую очередь, это касается описания юридической структуры предприятия и соответствующего документооборота. Зачастую, даже небольшие российские компании представляют из себя своего рода холдинги, объединяющие несколько юридических лиц, связанных коммерческими отношениями. Задача ИС заключается в формировании регламентной отчётности юридических лиц и управленческой отчётности холдинга с требуемой детализацией. В современных ИС класса ERP имеются развитые средства реализации юридических структур холдингов, но для настройки этих средств, структура и документооборот должны быть проанализированы и описаны на этапе формирования проекта. Таким образом будет достигнута интеграция ИС с организационной-правовым уровнем СУ предприятием.
Другой вопрос учёта, который должен быть проработан на этапе разработки проекта ИС - это учётная политика. Если учётная политика регламентированного учёта определяется действующим законодательством, то управленческая учётная политика разрабатывается самим предприятием и должна соответствовать его целям, стратегии, структуре управления. Управленческая учётная политика фиксируется в документе общепринятой структуры и является составной частью проекта ИС ERP.
В процессе проектирования будущей системы учёта должны быть также проработаны требования по безопасности и защите учётной информации.
Наконец, для обеспечения преемственности новой системы учёта с уже накопленной информацией, должны быть проработаны вопросы переноса справочников, остатков ТМЦ и денег, документов в новую ИС. Фактически, речь идёт об обеспечении непрерывности информационной поддержки системы управления предприятием.
Для обеспечения решения третьей из перечисленных задач ИС ERP, а именно поддержки документооборота, на этапе проектирования управленческой ИС должен быть проанализирован и структурирован документооборот компании. Обычно выделяют следующие подсистемы документооборота:
• Поддержка Юридической структуры
• Движение ТМЦ
• Обмен сообщениями, документами
• Формирование планов, задач. Отчётность по ним
• Создание, согласование, утверждение документов
• Регистрация и контроль исполнения входящих и исходящих
• Организация архива документов
В ходе проектирования управленческой ИС принимается решение о том, какие подсистемы документооборота будут поддерживаться ИС и формируется их описание, которое должно найти своё отражение в документах проекта информационной системы: графическом отображении бизнес-процессов, форматах структур данных, отчётах ИС, ролях пользователей, печатных формах. Таким образом, на этом этапе закладываются основы документарной поддержки СУ.
Учёт фактических данных в той или иной форме ведётся в компании всегда. А вот возможность полноценного решения четвёртой задачи ИС – планирования и прогнозирования, появляется только с момента внедрения ИС.
Планирование, как система целеполагания, является неотъемлемой частью системы управления предприятием. В ходе работ над проектом ИС ERP определяются состав планов, горизонты и периоды планирования, бизнес-процесс и средства ввода плановых значений, форматы план-фактных отчётов, бизнес-процессы план-фактного анализа и коррекции планов. Перечень планируемых показателей определяется списком, сформированным в ходе проектирования системы показателей. Особого внимания заслуживает система бюджетирования, которая является основой системы управления финансами. На этапе управленческого консалтинга проектирования ИС разрабатывается регламент бюджетирования, который включает в себя
• Описание финансовой структуры
• Форматы бюджетов
• Учётную политику
• Бизнес-процессы и правила их исполнения
Если планирование – это способ постановки целей, то прогнозирование – это формирование наиболее вероятного сценария развития событий на основе ранее собранной объективной информации. Современные ИС ERP-класса предоставляют широкие возможности для финансового прогнозирования, предназначенного для своевременного принятия эффективных решений в области оперативного управления финансами. В некоторых ИС реализован механизм номенклатурного прогнозирования продаж в натуральных единицах, что позволяет оптимизировать складские запасы и логистические ресурсы. На этапе проектирования ИС определяется состав прогнозов, которые будут использоваться менеджерами предприятия, их настойки, бизнес-процессы и регламенты применения. Таким образом, возможности ИС ERP по прогнозированию интегрируются в СУ.
Интеграция ИС и СУ на процедурном уровне обеспечивается на этапе проектирования путём разработки, оптимизации и согласования бизнес-процессов. В нашем списке задач ИС ERP, поддержка бизнес-процессов фигурирует под последним номером. Это место определяется логикой разработки проекта информационной системы, поскольку в бизнес-процессах на процедурном уровне фиксируются все ранее принятые решения по организации управления по показателям, учёту, документообороту, планированию и прогнозированию.
Бизнес-процессы разрабатываются в тесной связи с другими документами организационного дизайна компании. Например, права участников бизнес-процессов должны быть согласованы со структурой управления, а выполняемые функции – с должностными инструкциями. Схемы бизнес-процессы требуют дополнения регламентами, содержащими информацию, разъясняющую детали исполнения бизнес-процессов. Фактически, при разработке этой части проекта ИС ERP, формируется весь пакет организационных документов компании или проводится ревизия существующего оргдизайна.
Оптимизация бизнес-процессов – это отдельная серьёзная задача, требующая большого опыта и квалификации. Предложения по косметическому улучшению бизнес-процедур возникают уже на первом шаге при формализации и согласовании бизнес-процессов «как есть». Более глубокая оптимизация может быть предложена на основе анализа стратегии и тактики компании, который проводится в ходе первого этапа управленческого консалтинга – диагностики системы управления. Разумеется, глубина реинжиниринга бизнес-процессов определяется руководством компании.
До определённого уровня детализации описание бизнес-процессов не зависит от выбранной для внедрения платформы ИС. Однако, при проектировании информационной системы полезно детализировать бизнес-процессы до документов конкретной ИС, что позволяет в дальнейшем использовать такие описания в качестве инструкций операторов, а также для формирования сценариев обучения пользователей.
Несколько слов о процедуре выполнения этапа управленческого консалтинга проектирования ИС класса ERP. На рис. 1 представлена общая процедура совершенствования системы управления предприятием, а пунктиром выделены работы, относящиеся к услуге проектирования ИС. Из самой процедуры видно, что на вход этапа должны быть переданы исходные данные, а именно, стратегия компании. Если стратегия в компании не сформулирована или проработана недостаточно подробно, внедрение ИС не приведёт к результату, удовлетворяющему руководство заказчика, так как будет основано на представлениях самих внедренцев и частных мнениях отдельных сотрудников компании-заказчика. Впрочем, отсутствие стратегии может привести компанию к ещё более печальным последствиям, чем неудачное внедрение ИС.
Рис. 1. Общая процедура Управленческого консалтинга
Процедура этапа управленческого консалтинга проектирования ИС ERP начинается с диагностики системы управления предприятием , которая проводится в следующей последовательности:
1. Ознакомление с материалами компании
2. Совещание с руководителем компании, на котором уточняются
• направления деятельности компании (продукты, рынки сбыта)
• состояние системы управления
• список ведущих сотрудников, зоны ответственности
• существующие проблемы
• график интервью с ведущими сотрудниками компании
3. Интервью с ведущими сотрудниками
5. Анализ существующих документов системы управления
6. Подготовка предложений по развитию системы управления
7. Подготовка предложений по плану работы
После согласования плана работы с заказчиком, разрабатывается функциональный проект ИС, ссылка на пример в конце статьи.
В процессе настроек ИС и доработок типового функционала консультант взаимодействует с внедренцами по вопросам формирования постановок задач и технических заданий, а в процессе обучения пользователей и внедрения ИС ERP в опытную эксплуатацию консультирует пользователей по вопросам, находящимся в его компетенции. Таким образом, работа консультанта начинается на самом раннем этапе проектирования информационной системы и заканчивается только после внедрения управленческой ИС.
Хочется надеяться, что в результате знакомства с этой статьёй потенциальные заказчики ИС ERP согласятся с важностью и обязательностью этапа проектирования ИС, а также будут лучше представлять себе состав и методику проведения работ этапа и получаемые результаты.
Пример результатов проектирования функционала ИС ERP-класса размещён по указанной ссылке. На нашем сайте можно также ознакомиться с процедурой заказа и создания такого проекта. Хотите узнать о возможностях оптимизации расходов на эти услуги? Читайте об этом в разделе "Стоимость разработки проекта внедрения ИС ERP".
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, учитывающее специфику вашей задачи.