Сколько стоит организационный дизайн?
Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании «Питер-Консалт»
В серии видеопостов я рассказываю о том, как оптимизировать стоимость наиболее популярных консалтинговых услуг. Надеюсь, что эти материалы помогут заказчикам консалтинговых услуг получить нужный результат за минимальные деньги.
В этой статье речь пойдёт о стоимости такой услуги, как разработка организационного дизайна.
Начнём с терминологии. Под организационным дизайном мы будем понимать пакет документов, формализующих внутреннее устройство организации. В состав этого пакета входят
- описания бизнес-процессов,
- система показателей,
- организационная структура,
- положения о подразделениях,
- должностные инструкции.
В состав пакета документов системы управления входят и другие документы, например, миссия, стратегия развития, бизнес-план и т. д. Мы разрабатываем эти документы в составе услуги совершенствования системы управления. Тем, кто хочет узнать, как можно оптимизировать стоимость этой услуги, рекомендую посмотреть нашу видеозапись .
Разберём процедуру оказания услуги разработки организационного дизайна, чтобы понять из чего складывается трудоёмкость, каких расходов можно избежать, а на чём экономить не целесообразно.
1. Определение функциональных областей
Иногда руководство компании хочет выстроить организационный дизайн только отдельных функциональных блоков предприятия.
Безусловно, организационный дизайн, например, отдела продаж стоит дешевле, чем всего предприятия. С другой стороны, организация подобна живому организму, и формализовывать работу отдела продаж, не затрагивая организацию закупок - это то же самое, что лечить руку, не обращая внимания на негативные последствия для печени.
В общем, возможность экономии на функционале есть, но я бы относился к ней с осторожностью.
2. Диагностика действующего организационного дизайна
Цели диагностики:
- получить данные об устройстве организационного дизайна, то есть бизнес-процессов, организационной структуры на текущий момент,
- сравнить текущее состояние организационного дизайна с идеальным и на основании этого сравнения предложить улучшения.
В ходе диагностики анализируются действующие управленческие документы и проводятся интервью с сотрудниками. Самая трудоёмкая, а значит, дорогая часть диагностики - это как раз интервью. В этой части работ и заключаются возможности для оптимизации стоимости.
Оптимизировать стоимость этого этапа можно выбрав оптимальное количество интервью. С одной стороны, нужно поговорить с хотя бы одним представителем каждой должности, с другой стороны, неинформативные интервью только увеличат стоимость.
3. Описание бизнес-процессов
является единственным обязательным элементом организационного дизайна. И организационная структура, и положения о подразделениях, и должностные инструкции разрабатываются на основании описаний бизнес-процессов и системы показателей.
Система бизнес-процессов представляет собой иерархию, во главе которой наиболее общие бизнес-процессы, а подчинённые бизнес-процессы определяются путём декомпозиции. В принципе, можно сократить стоимость этой работы, если ограничиться описанием бизнес-процессов верхнего уровня. Но тогда ценность этой работы существенно снижается, так как сотрудники не узнают, как именно нужно выполнять то или иное действие. Стоит ли заниматься такой экономией, решать заказчику.
Можно сэкономить, если заказать только описание бизнес-процессов "как есть", пожертвовав оптимизацией бизнес-процессов "как должно быть". Тогда заказчик получит описание бизнес-процессов в том виде, как они существуют на момент диагностики, но никаких улучшений не будет сделано. Должен добавить, что с 2008 года мне не доводилось видеть предприятия, в которых бизнес-процессы были бы устроены идеально.
4. Система показателей
Эту работу заказчики часто хотят исключить из состава работ, и на мой взгляд, совершенно напрасно.
На мой взгляд, . Идея системы показателей берёт своё начало от важнейшего постулата системного менеджмента: управлять можно тем, что умеешь измерять. Соответственно, если для бизнес-процесса определён хотя бы один показатель, он планируется, измеряются фактические значения, анализируется план/факт, на основе анализа принимаются управленческие решения, тогда соответствующий участок бизнеса управляется. Если ни один показатель не определён, системным образом бизнес-процесс не управляется.
Итак, главная цель системы показателей - управление бизнес-процессами.
С другой стороны, именно показатели являются критериями оптимизации бизнес-процессов.
Приведу пример. Два человека решили создать магазины одежды и занялись оптимизацией бизнес-процессов взаимодействия продавца с клиентом. Первый из них выбрал критерием оптимизации удовлетворённость клиента. Что он получит? Бутик, если, конечно, обеспечит и другие параметры бутика - ассортимент, комфортный торговый зал, таргетированную рекламу и т. д.
Второй решил оптимизировать бизнес-процесс, минимизировав стоимость обслуживания клиента. Какой будет результат? Second hand, но тогда придётся и весь маркетинговый микс подстраивать под second hand.
Вот так выбранная стратегия через показатели влияет на бизнес-процессы.
Третья цель системы показателей - . Если вы хотите повысить энтузиазм сотрудников по достижению плановых значений показателей, установите им премию в зависимости от план/факта по показателям.
И наконец, достижение плановых значений показателей - это и есть самая главная ответственность сотрудников, что должно отразиться в должностных инструкциях. А то обычно в этом разделе должных инструкций пишут всякую чушь.
Итак, отказавшись от системы показателей вы немного сэкономите, но потеряете, на мой взгляд, гораздо больше.
4. Организационная структура
Судя по статистике поисковиков Интернета, этот документ наиболее популярен среди всех элементов организационного дизайна. К нам также часто обращаются за услугой разработки организационной структуры, видя именно в этом управленческом документе решение всех управленческих проблем. Заказчики ожидают, что определив группировку сотрудников в подразделения и отношения подчинённости (а это и есть организационная структура), они смогут повысить эффективность бизнеса.
И напрасно. Как я уже сказал ранее, организационная структура разрабатывается на основе описаний бизнес-процессов. Если полноценных, непротиворечивых, в удобной форме, описаний нет, организационную структуру разработать невозможно.
Интересно, как себе представляют заказчики организационной структуры процесс её разработки? На чём должен основываться разработчик? Видимо, придумывать, задумчиво глядя в потолок и покусывая кончик ручки.
А вот если качественные описания бизнес-процессов есть, проектирование организационной структуры превращается в рутинную техническую задачу. От неё можно даже отказаться ради экономии, но всё-таки иметь документ, в котором определены группировка и подчинённость сотрудников полезно.
5. Положения о подразделениях и должностные инструкции
Если описания бизнес-процессов, система показателей и организационная структура спроектированы полноценно, положения о подразделениях и должностные инструкции получаются из этих документов путём технической переработки. Более того, если вы проектируете организационный дизайн в каком-либо специализированном программном обеспечении, например Бизнес Студио, программа сама сгенерирует положения о подразделениях и должностные инструкции. Понятно, что в этом случае о каких-либо возможностях экономии на этих документах не приходится.
А вот если организационный дизайн разрабатывается без использования специализированного ПО, сэкономить на этих документах можно, так как они имеют очень ограниченную область использования.
Как видим, стоимость разработки организационного дизайна компании в значительной мере определяется составом работ, решение о котором принимает руководство компании. Чтобы заказать эту работу у консультантов, им нужно сообщить это решение в той или иной форме. В нашей компании для этого служит вопросник, на который можно ответить на сайте. Вы также можете скачать этот вопросник в виде файла и прислать нам ответы по e-mail.
На нашем сайте размещены примеры результата разработки организационного дизайна, а также процедура заказа работ по совершенствованию организационной структуры. Вы можете узнать, как сэкономить при заказе этой услуги в разделе "Стоимость построения организационной структуры".
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.