12 советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов. Часть 2

Услуга оптимизации бизнес-процессов стала очень востребованной в последнее время. Вот только заказчики этой услуги иногда допускают ошибки, от которых хочу их предостеречь во второй части новой серии статей.

5. Используйте специальное программное обеспечение для управления бизнес-процессами

Важно не только описать бизнес-процессы, но и организовать сбор информации о результатах их исполнения. В совете №2 я уже упомянул BPM-системы - ПО, предназначенное для решения этой задачи. Другой вариант - использовать встроенные механизмы управления бизнес-процессами учётных систем, например, 1С:ERP. Любой из этих вариантов лучше, чем "дедовский" способ сбора информации путём продолжительных оперативных совещаний, оставшийся нам в наследство от прошлого века.

6. Не путайте реинжиниринг бизнес-процессов с оптимизацией

Модное слово - реинжиниринг, только используют его не всегда правильно. Подробнее об этом написано в статье по ссылке в заголовке раздела.

Иногда руководители, уставшие от неразберихи на своих предприятиях, сгоряча требуют "снести до основанья" действующие бизнес-процессы и описать их сразу "как надо", "как правильно", то есть провести реинжиниринг. Не нужно думать, что существует единственно верное описание бизнес-процессов предприятия. В конце концов это всего лишь модель, то есть упрощённое описание действительности. И разные методисты предлагают разные модели для того, чтобы выработать единые правила работы сотрудников.

Важно, чтобы используемая модель бизнес-процессов была непротиворечивой, чтобы все правила взаимодействия понимались сотрудниками одинаково и способствовали достижению плановых значений показателей. Поэтому, прежде чем требовать "снести всё до основанья", вспомните, что реинжиниринг - это инструмент хирурга, а оптимизация - метод терапевта. И помните главный врачебный принцип: не навреди!

7. Без диагностики бизнес-процессов не обойтись

Бывало и такое: получив наше коммерческое предложение на проведение работ по оптимизации бизнес-процессов, заказчик соглашался со всеми пунктами, но просил исключить диагностику бизнес-процессов, так как эта работа ему не нужна.

Если задача состоит в оптимизации бизнес-процессов, результаты диагностики - это единственный достоверный источник информации о том, как бизнес-процессы устроены на момент начала работ. То есть, диагностика бизнес-процессов для оптимизации необходима. Нужно, конечно, проанализировать также действующие управленческие документы, но на предприятиях, которые привлекают внешних консультантов для   оптимизации бизнес-процессов, как правило, управленческая документация находится в плачевном состоянии.

Без диагностики можно обойтись, если вы затеяли реинжиниринг, но о рисках этой процедуры написано выше.

Даже если задача состоит в проектировании бизнес-процессов нового предприятия, диагностику придётся провести. Только в этом случае исполнитель анализирует не бизнес-процессы, а бизнес-идею инициатора бизнеса. К сожалению, при создании нового предприятия немногие начинают с проектирования бизнес-процессов.

8. Не пренебрегайте системой показателей

Я уже писал о том, что для управления бизнес-процессами система показателей необходима. Не обойтись без этого управленческого инструмента и при оптимизации бизнес-процессов. Почитайте, пожалуйста, статьи по ссылкам и откажитесь от мысли сэкономить на разработке системы показателей при оптимизации бизнес-процессов.

Продолжение советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов в следующей статье.

По следующей ссылке можно посмотреть некоторые примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. На сайте также размещена процедура заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.

Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.