Стоимость разработки системы показателей
Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании «Питер-Консалт»
В серии видеопостов я рассказываю о том, как оптимизировать стоимость наиболее популярных консалтинговых услуг. Надеюсь, что эти материалы помогут заказчикам консалтинговых услуг получить нужный результат за минимальные деньги.
В этой статье речь пойдёт о стоимости такой услуги, как . Чтобы разобраться в этом вопросе, давайте пройдёмся по всей процедуре оказания этой услуги, первым пунктом которой является
1. Определение границ проекта
Основной параметр, определяющий границы проекта по разработке системы показателей - это функционал, для которого разрабатывается этот управленческий инструмент. Иногда заказчик хочет разработать систему показателей только для какого-либо функционального блока, например, для подразделений продаж.
Сокращение функционала приведёт к некоторому снижению стоимости работы. Однако, у такой экономии есть и недостаток.
Показатели - это измерители целей. Система целей представляет из себя иерархию. Во главе этой иерархии - наиболее общие цели предприятия. Следующий уровень получается путём их декомпозиции на более частные цели, и так далее. Таким образом обеспечивается единство целей предприятия и целей участников бизнес-процессов, целостность предприятия.
Выстраивая систему показателей на отдельном участке предприятия, мы приводим в порядок лишь одну из ветвей этой иерархии. Лично мне попытка построения системы показателей на отдельном участке предприятия напоминает строительство квартиры на третьем этаже многоэтажного дома, без строительства фундамента и крыши. Хорошо ли это, решайте сами.
2. Экспресс-диагностика бизнес-процессов
Прежде всего, нужно пояснить, зачем нужен этот этап разработки системы показателей.
А начать придётся с разоблачения одного мифа. Дело в том, что некоторые заказчики системы показателей считают, что показатели разрабатываются для должностей. Хотя на самом деле показатели разрабатываются для бизнес-процессов, а вот уже владельцы бизнес-процессов являются ответственными за достижение плановых значений показателей.
Приведу пример.
Недавно разрабатывали систему показателей для предприятия с проектным характером деятельности. Один из руководителей предприятия имел должность Директор по оценке инвестиций и стратегическому планированию. Как вы думаете, за какие показатели должен отвечать этот сотрудник? Лично я, понятия не имел, пока мы не разобрались, в каких бизнес-процессах он является владельцем.
Тогда выяснилось, что этот сотрудник выполняет функции руководителя по части проектов предприятия, а также занимается совершенствованием системы управления компанией. Вот тогда список показателей стал понятен.
Это касается и других, более привычных должностей. Например, бухгалтер. Казалось бы, функционал и показатели понятны. Но на крупных предприятиях один бухгалтер занимается складским учётом, другой - учётом поступлений и выбытий денег, третий - расчётом зарплаты, четвёртый - подготовкой отчётности. Соответственно и показатели у них будут разные.
То есть, для разработки системы показателей нужно проанализировать бизнес-процессы предприятия, провести их диагностику или, другими словами, аудит.
Детальная диагностика бизнес-процессов предприятия - трудоёмкая задача и стоит эта услуга не мало. Зато в результате этой работы собираются ценные исходные данные, на основе которых можно сделать . Если вы задумали сделать описание бизнес-процессов, без диагностики бизнес-процессов не обойтись.
А вот для разработки системы показателей такая работа кажется избыточной. Поэтому мы предлагаем для этой услуги провести "бюджетный" вариант диагностики - экспресс-диагностику. Для экспресс-диагностики бизнес-процессов мы проводим одно интервью с руководителем компании или его представителем, в ходе которого идентифицируем бизнес-процессы предприятия, то есть определяем их список и по каждому бизнес-процессу - цели, показатели, участников, владельца, алгоритм.
Нужно признать, что при таком подходе можно упустить какие-то подробности, так как один человек может не знать все детали всех бизнес-процессов. Зато экономия получается очень существенная. Заказчик имеет возможность выбора глубины аудита бизнес-процессов, а возможность выбора - это всегда хорошо.
3. Разработка иерархии целей и показателей
Как я уже сказал, система целей предприятия представляет из себя иерархию, во главе которой - наиболее общие цели, из которых методом декомпозиции получается следующий уровень - стратегические цели предприятия, а уже из них, тем же способом - операционные цели.
Стратегические цели не придумываются "с потолка", они должны соответствовать стратегическим инициативам, закреплённым в стратегии развития предприятия.
Например, компания, оказывающая инжиниринговые услуги, определила для себя следующие стратегические инициативы:
- увеличение ассортимента услуг,
- расширение территорий присутствия,
- организация поставок оборудования.
Чтобы эти стратегические инициативы не остались пустыми словами, нужно по каждой инициативе определить цели, установить плановые значения показателей, проработать план действий по достижению этих плановых значений.
Следовательно, для разработки стратегического уровня иерархии целей, должна быть разработана стратегия развития. Эту работу можно поручить консультанту, что будет стоить некоторых денег. Зато вы получите документ, из которого сотрудники смогут узнать, как предприятие собирается развиваться.
Можно сэкономить на разработке стратегии, но тогда эти самые стратегические инициативы заказчику придётся формулировать самостоятельно в ходе интервью с консультантом.
4. Распределение ответственности за показатели
Иногда этот этап оказывается не таким простым, как кажется на первый взгляд. На этапе экспресс-диагностики бизнес-процессов может оказаться, что в компании нет устойчивых бизнес-процессов управления важнейшими участками, а значит, нет сотрудников, способных реально нести ответственность за соответствующие показатели.
Например, часто оказывается, что в торговой или производственной компании нет сотрудников, имеющих реальные полномочия влиять на составляющие рабочего капитала, замороженные в складском запасе. А значит, нет сотрудников, на кого можно возложить ответственность за оборачиваемость склада. Для разрешения этого противоречия иногда приходится не только корректировать должностные инструкции, но и вводить новые для компании должности, то есть изменять .
Конечно, эта работа будет стоить дополнительных денег. Но тут опять у заказчика есть возможность выбора: заказать эти работы консультанту или выполнить их своими силами.
5. Разработка планов по показателям и мероприятиям
Хочу подчеркнуть, что разработка плановых значений показателей не входит в стандартный пакет услуг разработки системы показателей. Планы по показателям разрабатываются в ходе .
В бизнес-плане необходимо также ответить на вопрос: что необходимо сделать, чтобы выполнить планы по показателям, которые как правило в таких случаях отличаются амбициозностью. Ответом на этот вопрос должны стать планы мероприятий с датами, ответственными, планируемыми результатами и необходимыми ресурсами.
Если заказчик поручит разработку бизнес-плана консультанту, за эту работу придётся доплатить.
Интересующихся этим вопросом приглашаю заглянуть в наш на этом же канале.
6. Разработка системы стимулирования по показателям
Как правило, при внедрении системы управления по показателям, возникает желание подкрепить ответственность сотрудников за достижение плановых значений материальным стимулированием. Сама формула системы стимулирования по показателям достаточно традиционна, хотя и имеет несколько модификаций.
Расчёт совокупного дохода сотрудников можно делать в
- Excel или
- информационной системе заказчика.
Для адаптации формулы под конкретную компанию консультанту требуется в первом случае настроить шаблоны Excel, во втором - разработать ТЗ для доработки информационной системы.
Эти работы компания может сделать самостоятельно или привлечь консультанта, что, разумеется, отразится на общей стоимости работ по внедрению системы показателей.
7. Разработка ТЗ на доработки ИС, приёмка доработок
На мой взгляд есть 2 причины неудач внедрения управления по показателям: неготовность персонала (об этом в следующем разделе) и отсутствие качественной информационной поддержки.
Информационная система должна обеспечивать
- получение план-фактных отчётов по показателям в автоматическом режиме,
- расчёт системы стимулирования, если она вошла в состав работ.
Разработку ТЗ на доработки ИС можно поручить консультанту, тогда логично ему же передать приёмку доработок. Разумеется, если компания справится с этой задачей собственными силами за приемлемый срок, расходов на эту работу можно избежать.
8. Обучение персонала
Выше я уже упомянул, что в ряде случаев необходимо провести обучение персонала. Форма этого обучения может быть очень разнообразной и зависит от целей работы, режима участия сотрудников и их подготовленности. Иногда достаточно короткой презентации, чаще приходится проводить минисеминар, а если система показателей разрабатывается для организации «управления по целям», не обойтись без полноценного тренинга. Согласитесь, что стоимость таких разных форм обучения не может быть одинаковой.
9. Сопровождение внедрения
Если разработка системы показателей велась с целью организации «управления по целям», после подготовки методических материалов необходимо запустить бизнес-процессы управления по показателям и мероприятиям, для чего к этому моменту всё уже готово. Однако, если организация не имеет опыта поддержки таких бизнес-процессов, иногда целесообразно привлечь консультанта к проведению нескольких стартовых план-фактных совещаний. Расходы на эту работу придётся учесть в бюджете проекта.
Мы рассмотрели все этапы процедуры разработки системы показателей. Надеюсь, мне удалось убедить вас в том, что для определения трудоёмкости, а значит и стоимости её реализации, требуется дополнительная информация. В нашей компании эту информацию мы получаем от заказчика путём ответов на наш вопросник. Если вы на него ответите, мы подготовим коммерческое предложение со стоимостью, сроками, составом и результатами работ.
На сайте компании "Питер-Консалт" можно ознакомиться с примерами разработанных нами систем показателей KPI, отзывами наших заказчиков, 
записью нашего вебинара "Система показателей - основа управления предприятием", а также c процедурой заказа и построения этого инструмента. Узнайте как провести эти работы более экономно в разделе "Стоимость разработки системы показателей".
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.