Как ответить на вопросник для получения коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов

В этом разделе представлены советы по заполнению нашего вопросника для получения коммерческого предложения на описание и оптимизацию бизнес-процессов.

1. Опишите коротко бизнес компании: продукт и клиента. Если у вашей компании есть Интернет-сайт, достаточно указать его.

Распространённая ошибка - указывается название компании, которое очень распространено в Интернете. Кто является заказчиком оптимизации бизнес-процессов, понять невозможно. Не поленитесь указать точный URL сайта.

Иногда слишком кратко обозначается сфера деятельности. Например, «обувь». Непонятно, производство или продажа? Для детей или взрослых? Элитная или массовая? Не поленитесь указать точно продукт и клиентов.

2. Перечислите функциональные области, в которых вы хотите провести оптимизацию бизнес-процессов. Например, «Вся компания», «Финансы», «Маркетинг», «Продажи», «Закупки», «Производство» и т. д.

Функциональная область существенно влияет на стоимость и срок проведения работы. Выбрав ответ «Вся компания», вы получите в КП максимальную стоимость, хотя, возможно, оптимизации всех бизнес-процессов вам не требуется.

3. С каким количеством сотрудников нужно будет провести интервью, чтобы получить полное представление об описываемых бизнес-процессах?

В ответе на этот вопрос укажите количество ролей участников бизнес-процессов (должностей).

Распространённая ошибка - указывается общее количество сотрудников предприятия. Роль - это совокупность компетенций, обладая которыми участник бизнес-процесса может выполнять свои функции. Ближе всего к этому понятию понятие «должность». Однако, если на вашем предприятии есть несколько сотрудников в должности «менеджер по продажам», но они выполняют разный функционал, это разные роли. Например, один «менеджер по продажам» может заниматься поиском клиентов, другой - обслуживать действующих клиентов, третий - работать в торговом зале. Это всё разные роли. А вот если все «менеджеры по продажам» выполняют одинаковые функции, роль одна. Даже если каждый из них работает в своём регионе или со своей товарной группой.

Количество ролей - важный параметр, так как он существенно влияет на стоимость и продолжительность диагностики бизнес-процессов. На этапе заполнения нашего вопросника вы можете оценить этот параметр примерно, так как уточнение списка ролей возможно в ходе последующих переговоров.

4. Требуется ли услуга по оптимизации бизнес-процессов или достаточно лишь описания бизнес-процессов «как есть»? Если услуга оптимизации не требуется, все вопросы до п. 5 можно пропустить.

От оптимизации бизнес-процессов вы можете отказаться, если уверены, что бизнес-процессы на вашем предприятии построены идеально. Этап оптимизации также не нужен, если задача состоит в описании бизнес-процессов нового бизнеса.

4.1.         Есть ли в компании формализованная стратегия? Если нет, требуется ли услуга по её формализации? Если разработка стратегии не требуется, все вопросы до п. 4.2 можно пропустить.

Стратегия влияет на систему показателей, а через неё на оптимизацию бизнес-процессов. Подробнее об этом можно почитать в статье «Совершенствование бизнес-процессов предприятия».

4.1.1.   Для формирования маркетинговой стратегии нужны данные о рынке. Будем ли проводить маркетинговое исследование или ограничимся сбором информации о рынке от сотрудников компании?

Маркетинговое исследование - это дорогостоящая работа. Если бюджет ограниченный, возможно, стоит от него отказаться. Но тогда стратегию придётся основывать только на рыночных знаниях сотрудников.

4.1.2.  Для формирования стратегии нужны данные о компании и результатах прошлого периода. Есть ли в компании действующие регламентирующие документы, описывающие правила работы сотрудников?

Имеются в виду действующие описания бизнес-процессов, должностные инструкции, инструкции по выполнению операций, правила работы и т. д.

4.1.3.  Будут ли предоставлены для изучения показатели деятельности компании за прошедший период?

Показатели за прошлый период нужны для оптимизации бизнес-процессов. Анализ показателей позволяет сделать вывод об узких местах, резервах улучшения бизнес-процессов.

4.2.        Требуется ли разработка системы показателей - документа, необходимого для системной оптимизации бизнес-процессов? Если не требуется, все вопросы до п. 5 можно пропустить.

Подробно о том, как система показателей используется для оптимизации бизнес-процессов написано в статье по ссылке.

4.2.1.  Требуется ли разработать систему стимулирования, основанную на показателях? Если не требуется, то все вопросы до п. 4.2.2 можно пропустить.

Как выстраивается система стимулирования на основе показателей написано в статье по ссылке.

4.2.1.1.                   Укажите количество должностей, для которых вы хотите сформировать систему материального стимулирования.

Для каждого сотрудника будет формироваться вкладка Excel или отчёт ИС, в которых будет рассчитываться совокупный доход.

4.2.1.2.                  Если вы планируете расчёт совокупного дохода сотрудников в информационной системе (ИС), требуется ли 1) разработка технического задания на настройки и доработки ИС, 2) приёмка этих настроек и доработок?

По умолчанию расчёт совокупного дохода делается в Excel. Но если вы хотите рассчитывать доход в своей ИС, мы можем разработать ТЗ и проконтролировать работу программистов по настройкам и доработкам ИС.

4.2.2. Требуется ли разработка ТЗ на доработки ИС для внедрения план-фактного анализа показателей?

По умолчанию расчёт план/факта по показателям делается в Excel. Но если вы хотите рассчитывать план/факт в своей ИС, мы можем разработать ТЗ и проконтролировать работу программистов по настройкам и доработкам ИС.

5. Есть ли требования к нотации бизнес-процессов и программе графического отображения?

Если требуется помощь, читайте статью «Основные нотации проектирования бизнес-процессов», а также статью «12 советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов. Часть 1»

6. Требуется ли услуга по организации поддержки разработанных бизнес-процессов в управленческом программном обеспечении? Если да, то какой программный инструмент планируется использовать?

Если требуется помощь, читайте статью «Внедрение управления бизнес-процессами с помощью «Битрикс24», а также статью «12 советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов. Часть 2 »

7. Требуется ли обучение сотрудников навыкам управления бизнес-процессами?

Обучение проводится в формате семинара-тренинга. Примерная программа семинара-тренинга по оптимизации бизнес-процессов по ссылке.

8. Требуется ли аттестация сотрудников по результатам обучения?

Мы можем подготовить аттестационные билеты и провести аттестацию по результатам тренинга. Обычно это мероприятие повышает качество навыков сотрудников по управлению бизнес-процессами.

9. Требуется ли сопровождение внедрения бизнес-процессов в форме периодических совещаний?

Мы можем помочь провести несколько таких совещаний, на которых участники обсуждают вопросы соблюдения бизнес-процессов, а также их совершенствование. Подробнее об услуге сопровождения внедрения в статье по ссылке.

В дальнейшем такие совещания должны регулярно проводить менеджеры предприятия.

10. Сообщите, пожалуйста, ФИО, номер телефона и e-mail контактного лица, которому должно быть направлено коммерческое предложение.

Мы не делаем коммерческих предложений для анонимов. Поэтому, если вы не хотите указать контактные данные, просто обратитесь к другим исполнителям.

На нашем сайте можно ознакомиться с примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, отзывами наших заказчиков, а также с процедурой заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашего предприятия, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.