Как ответить на вопросник для получения коммерческого предложения на разработку проекта внедрения ERP-системы

В этом разделе представлены советы по заполнению нашего вопросника для получения коммерческого предложения на разработку проекта внедрения ERP-системы.

1. Опишите коротко бизнес компании: продукт и клиента. Если у вашей компании есть Интернет-сайт, достаточно указать его.

Распространённая ошибка - указывается название компании, которое очень распространено в Интернете. Кто является заказчиком совершенствования системы управления, понять невозможно. Не поленитесь указать точный URL сайта.

Иногда слишком кратко обозначается сфера деятельности. Например, «обувь». Непонятно, производство или продажа? Для детей или взрослых? Элитная или массовая? Не поленитесь указать точно продукт и клиентов.

2. Перечислите функциональные блоки, для которых вы хотите разработать функциональный проект информационной системы (ИС). Например, «Вся компания» «Финансы», «Маркетинг», «Продажи», «Закупки», «Производство» и т. д. Далее по тексту выбранные блоки обозначаются сокращением ФБ.

Функциональная область существенно влияет на стоимость и срок проведения работы. Выбрав ответ «Вся компания», вы получите в КП максимальную стоимость, хотя, возможно, совершенствование системы управления всем предприятием вам не требуется.

3. Требуется ли описание бизнес-процессов ФБ - «совокупности взаимосвязанных процедур, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей»? Если нет, следующие вопросы до п. 4 можно пропустить.

Поддержка бизнес-процессов и расчёт системы показателей - это основные функции информационной системы предприятия. Если бизнес-процессы на вашем предприятии не описаны, их необходимо описать в ходе разработки проекта внедрения ИС. Подробнее читайте в статье "Разработка проекта внедрения информационных систем ERP и CRM классов"

3.1. Укажите количество ролей (должностей) участников бизнес-процессов.

Распространённая ошибка - указывается общее количество сотрудников предприятия. Роль - это совокупность компетенций, обладая которыми участник бизнес-процесса может выполнять свои функции. Ближе всего к этому понятию понятие «должность». Однако, если на вашем предприятии есть несколько сотрудников в должности «менеджер по продажам», но они выполняют разный функционал, это разные роли. Например, один «менеджер по продажам» может заниматься поиском клиентов, другой - обслуживать действующих клиентов, третий - работать в торговом зале. Это всё разные роли. А вот если все «менеджеры по продажам» выполняют одинаковые функции, роль одна. Даже если каждый из них работает в своём регионе или со своей товарной группой.

Количество ролей - важный параметр, так как он существенно влияет на стоимость и продолжительность диагностики бизнес-процессов. На этапе заполнения нашего вопросника вы можете оценить этот параметр примерно, так как уточнение списка ролей возможно в ходе последующих переговоров.

3.2. Требуется ли услуга по оптимизации бизнес-процессов или достаточно лишь описания того, что уже есть? Если такая услуга не требуется, все вопросы до п. 3.3 можно пропустить.

От оптимизации бизнес-процессов вы можете отказаться, если уверены, что бизнес-процессы на вашем предприятии построены идеально. Этап оптимизации также не нужен, если задача состоит в разработке проекта внедрения ИС нового бизнеса.

3.2.1. Есть ли в компании формализованная стратегия ФБ, как наиболее общий план достижения его целей? Если нет, требуется ли услуга по её формализации? Если разработка стратегии не требуется, все вопросы до п. 4 можно пропустить.

Стратегия влияет на систему показателей, а через неё на оптимизацию бизнес-процессов. Подробнее об этом можно почитать в статье «Совершенствование бизнес-процессов предприятия».

3.2.1.1. Для формирования стратегии коммерческого блока (маркетинг, закупки, продажи) нужны данные о рынке. Будем ли проводить маркетинговое исследование или ограничимся сбором информации о рынке от сотрудников компании?

Маркетинговое исследование - это дорогостоящая работа. Если бюджет ограниченный, возможно, стоит от него отказаться. Но тогда стратегию придётся основывать только на рыночных знаниях сотрудников.

3.2.1.2. Для формирования стратегии нужны данные о деятельности ФБ и результатах прошлого периода. Есть ли в компании действующие регламентирующие документы, в которых описаны правила работы сотрудников?

Имеются в виду действующие описания бизнес-процессов, должностные инструкции, инструкции по выполнению операций, правила работы и т. д.

3.2.1.3.  Будут ли предоставлены для изучения показатели деятельности компании за прошедший период?

Показатели за прошлый период нужны для оптимизации бизнес-процессов. Анализ показателей позволяет сделать вывод об узких местах, резервах улучшения бизнес-процессов.

3.2.2. Требуется ли разработка системы показателей ФБ? Если не требуется, все вопросы до п. 3.3 можно пропустить.

Поддержка бизнес-процессов и расчёт системы показателей - это основные функции информационной системы предприятия. Если система показателей на вашем предприятии не разработана, эту работу необходимо выполнить в ходе разработки проекта внедрения ИС. Подробнее читайте в статье "Разработка проекта внедрения информационных систем ERP и CRM классов". 

3.2.2.1. Требуется ли разработать систему стимулирования, основанную на показателях? Если не требуется, то все вопросы до п. 3.2.2.2 можно пропустить.

Как выстраивается система стимулирования на основе показателей написано в статье по ссылке.

3.2.2.1.1. Укажите количество должностей, для которых вы хотите сформировать систему материального стимулирования.

Для каждого сотрудника будет формироваться вкладка Excel или отчёт ИС, в которых будет рассчитываться совокупный доход.

3.2.2.1.2. Если вы планируете расчёт совокупного дохода сотрудников в информационной системе (ИС), требуется ли 1) разработка технического задания на настройки и доработки ИС, 2) приёмка этих настроек и доработок?

По умолчанию расчёт совокупного дохода делается в Excel. Но если вы хотите рассчитывать доход сотрудников в своей ИС, мы можем разработать ТЗ и проконтролировать работу программистов по настройкам и доработкам ИС.

3.3. Есть ли требования к нотации бизнес-процессов и программе прорисовки графических схем?

Если требуется помощь, читайте статью «Основные нотации проектирования бизнес-процессов», а также статью «12 советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов. Часть 1».

4.Требуется ли разработка системы бюджетирования или она формализована? Если эта работа не требуется, все вопросы до п. 5 можно пропустить.

Если требуется помощь, приглашаем почитать статью "Мифы организации бюджетирования"

4.1.Существует ли формализованная и утверждённая финансовая структура предприятия или её нужно разрабатывать?

Финансовая структура предприятия определяется через состав центров финансовой ответственности (ЦФО). Центром финансовой ответственности является подразделение, которое реально может отвечать за какую-либо статью финансового бюджета (может составить план по статье и ответить за его фактическое исполнение). Пример финансовой структуры можно посмотреть в Регламенте бюджетирования по ссылке.

4.2.Если финансовая структура существует, сколько ЦФО она содержит?
4.3.Если финансовая структура не формализована, сколько самостоятельных подразделений выделено в организационной структуре предприятия?

Если организационная структура отсутствует, считаем, что ЦФО один.

4.4.Нужно ли разрабатывать управленческую учётную политику или она формализована?

Управленческая учётная политика - принятая на предприятии совокупность способов ведения учета, калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг) и составления внутренней отчетности с целью контроля и управления деятельностью организации". Подробнее - см. запись нашего вебинара "Основы бюджетирования".

4.5.Требуется ли разрабатывать структуру бюджетов (БДР, БДДС, ББЛ) или они существуют?

Структура бюджетов - это список статей и их группировка. На некоторых предприятиях бюджеты имеются и их структура устраивает заказчика. Для других - структуру бюджетов нужно разрабатывать.

5.Требуется ли контроль внедрения функционального проекта и приёмка результатов?

Мы готовы курировать работу специалистов ИТ, которые будут дорабатывать и настраивать управленческое программное обеспечение по нашему ТЗ. Результат этого этапа - программное обеспечение, работающее в соответствии с нашим проектом внедрения.

6.Есть ли у вас особые требования к функционалу будущей ИС?

На то они и "особые" требования, что у каждого они свои.

7. Сообщите, пожалуйста, ФИО и контактные данные сотрудника, которому можно будет задать дополнительные вопросы и прислать коммерческое предложение.

Мы не делаем коммерческих предложений для анонимов. Поэтому, если вы не хотите указать контактные данные, просто обратитесь к другим исполнителям.

Пример результатов проектирования функционала ИС ERP-класса размещён по указанной ссылке. На нашем сайте можно также ознакомиться с процедурой заказа и создания такого проекта. Хотите узнать о возможностях оптимизации расходов на эти услуги? Читайте об этом в разделе "Стоимость разработки проекта внедрения ИС ERP".
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, учитывающее специфику вашей задачи.