Как ответить на вопросник для получения коммерческого предложения на разработку организационного дизайна
В этом разделе представлены советы по заполнению нашего вопросника для получения коммерческого предложения на разработку организационного дизайна.
1. Опишите коротко бизнес компании: продукт и клиента. Если у вашей компании есть Интернет-сайт, достаточно указать его.
Распространённая ошибка - указывается название компании, которое очень распространено в Интернете. Кто является заказчиком совершенствования системы управления, понять невозможно. Не поленитесь указать точный URL сайта.
Иногда слишком кратко обозначается сфера деятельности. Например, «обувь». Непонятно, производство или продажа? Для детей или взрослых? Элитная или массовая? Не поленитесь указать точно продукт и клиентов.
2. Перечислите функциональные блоки, организационный дизайн которых вы хотите разработать. Например, «Вся компания» «Финансы», «Маркетинг», «Продажи», «Закупки», «Производство» и т. д. Далее по тексту выбранные блоки обозначаются сокращением ФБ.
Функциональная область существенно влияет на стоимость и срок проведения работы. Выбрав ответ «Вся компания», вы получите в КП максимальную стоимость, хотя, возможно, организационный дизайн всего предприятия вам не требуется разрабатывать.
3. Есть ли в компании формализованная стратегия ФБ, как наиболее общий план достижения его целей? Если нет, требуется ли услуга по её формализации? Если разработка стратегии не требуется, все вопросы до п. 4 можно пропустить.
Стратегия влияет на систему показателей, а через неё на оптимизацию бизнес-процессов. Подробнее об этом можно почитать в статье «Совершенствование бизнес-процессов предприятия».
3.1. Для формирования стратегии коммерческого блока (маркетинг, закупки, продажи) нужны данные о рынке. Будем ли проводить маркетинговое исследование или ограничимся сбором информации о рынке от сотрудников компании?
Маркетинговое исследование - это дорогостоящая работа. Если бюджет ограниченный, возможно, стоит от него отказаться. Но тогда стратегию придётся основывать только на рыночных знаниях сотрудников.
3.1.1. Для формирования стратегии нужны данные о деятельности ФБ и результатах прошлого периода. Есть ли в компании действующие регламентирующие документы, в которых описаны правила работы сотрудников?
Имеются в виду действующие описания бизнес-процессов, должностные инструкции, инструкции по выполнению операций, правила работы и т. д.
3.1.2. Будут ли предоставлены для изучения показатели деятельности компании за прошедший период?
Показатели за прошлый период нужны для оптимизации бизнес-процессов. Анализ показателей позволяет сделать вывод об узких местах, резервах улучшения бизнес-процессов.
4. Требуется ли разработка системы показателей ФБ? Если не требуется, все вопросы до п. 5 можно пропустить.
Подробно о том, как система показателей используется для оптимизации бизнес-процессов написано в статье по ссылке.
4.1. Требуется ли разработать систему стимулирования, основанную на показателях? Если не требуется, то все вопросы до п. 4.2 можно пропустить.
Как выстраивается система стимулирования на основе показателей написано в статье по ссылке.
4.1.1. Укажите количество должностей, для которых вы хотите сформировать систему материального стимулирования.
Для каждого сотрудника будет формироваться вкладка Excel или отчёт ИС, в которых будет рассчитываться совокупный доход.
4.1.2. Если вы планируете расчёт совокупного дохода сотрудников в информационной системе (ИС), требуется ли 1) разработка технического задания на настройки и доработки ИС, 2) приёмка этих настроек и доработок?
По умолчанию расчёт совокупного дохода делается в Excel. Но если вы хотите рассчитывать доход сотрудников в своей ИС, мы можем разработать ТЗ и проконтролировать работу программистов по настройкам и доработкам ИС.
5. Требуется ли разработка организационной структуры ФБ - «документа, устанавливающего количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающего порядок их взаимодействия между собой»?
Организационная структура разрабатывается на основе описаний бизнес-процессов. Подробнее об этом можно почитать в статье «Проектирование организационной структуры». Если вам требуется разработка организационной структуры, работа по описанию бизнес-процессов является обязательной (вопрос 8).
6. Требуется ли разработка положений о подразделениях ФБ - «организационных актов, устанавливающих статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений»? Если да, то для какого количества подразделений требуется разработать положения?
Положения о подразделениях разрабатываются на основе описаний бизнес-процессов. Если вам требуется разработка положений о подразделениях, работа по описанию бизнес-процессов является обязательной (вопрос 8).
7. Требуется ли разработка должностных инструкций сотрудников ФБ - «документов, регламентирующих обязанности, права и ответственность сотрудников»? Если да, то для какого количества должностей требуется разработать должностные инструкции?
Должностные инструкции разрабатываются на основе описаний бизнес-процессов. Если вам требуется разработка должностных инструкций, работа по описанию бизнес-процессов является обязательной (вопрос 8).
8. Требуется ли описание бизнес-процессов ФБ - «совокупности взаимосвязанных процедур, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей»? Если нет, следующие вопросы до п. 9 можно пропустить.
Описание бизнес-процессов является основой для всего организационного дизайна. В этом суть процессного подхода к управлению, используемого нами. Подробнее о процессном подходе к управлению можно почитать в статье по ссылке.
8.1. Требуется ли услуга по оптимизации бизнес-процессов или достаточно лишь описания того, что уже есть? Для оптимизации бизнес-процессов понадобится система показателей - см. п. 4.
От оптимизации бизнес-процессов вы можете отказаться, если уверены, что бизнес-процессы на вашем предприятии построены идеально. Этап оптимизации также не нужен, если задача состоит в разработке организационного дизайна нового бизнеса.
8.2. Укажите количество ролей (должностей) участников бизнес-процессов.
Распространённая ошибка - указывается общее количество сотрудников предприятия. Роль - это совокупность компетенций, обладая которыми участник бизнес-процесса может выполнять свои функции. Ближе всего к этому понятию понятие «должность». Однако, если на вашем предприятии есть несколько сотрудников в должности «менеджер по продажам», но они выполняют разный функционал, это разные роли. Например, один «менеджер по продажам» может заниматься поиском клиентов, другой - обслуживать действующих клиентов, третий - работать в торговом зале. Это всё разные роли. А вот если все «менеджеры по продажам» выполняют одинаковые функции, роль одна. Даже если каждый из них работает в своём регионе или со своей товарной группой.
Количество ролей - важный параметр, так как он существенно влияет на стоимость и продолжительность диагностики бизнес-процессов. На этапе заполнения нашего вопросника вы можете оценить этот параметр примерно, так как уточнение списка ролей возможно в ходе последующих переговоров.
8.3. Есть ли требования к нотации бизнес-процессов и программе прорисовки графических схем?
Если требуется помощь, читайте статью «Основные нотации проектирования бизнес-процессов», а также статью «12 советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов. Часть 1».
8.4. Требуется ли услуга по внедрению разработанных бизнес-процессов? Если да, то в каком программном инструменте?
Если требуется помощь, читайте статью «Внедрение управления бизнес-процессами с помощью «Битрикс24», а также статью «12 советов заказчикам оптимизации бизнес-процессов. Часть 2 ».
9. Требуется ли разработка ТЗ на доработки и настройки информационной системы для поддержки организационных документов ФБ?
В настоящее время успешная конкуренция на рынке невозможна, если организационные документы не поддерживается средствами информационных технологий. Подробнее об этом можно почитать в статье «Проектирование функционала информационной системы». Мы можем на основе описаний бизнес-процессов и системы показателей разработать ТЗ на доработку и настройку вашей информационной системы. Саму доработку выполняют специалисты ИТ. Например, доработку и настройку 1С выполняют внедренцы 1С. Мы можем проконтролировать результат их работы, добиться, чтобы результат соответствовал ТЗ.
10. Требуется ли сопровождение внедрения организационного дизайна ФБ?
Сопровождение заключается в
- Курировании доработок и настроек ИС,
- Проведении нескольких совещаний, посвящённых анализу план/факта по показателям и вопросам соблюдения бизнес-процессов, а также их совершенствования.
Подробнее об услуге сопровождения внедрения в статье по ссылке.
11. Требуется ли проведение тренинга для приобретения сотрудниками навыков работы в новом организационном дизайне?
Обучение сотрудников проводится в формате семинара-тренинга. Примерная программа семинара-тренинга по разработке организационного дизайна размещена по ссылке.
12. Сообщите, пожалуйста, ФИО и контактные данные сотрудника, которому можно будет задать дополнительные вопросы и прислать коммерческое предложение.
Мы не делаем коммерческих предложений для анонимов. Поэтому, если вы не хотите указать контактные данные, просто обратитесь к другим исполнителям.
На нашем сайте размещены примеры результата разработки организационного дизайна, а также процедура заказа работ по совершенствованию организационной структуры. Вы можете узнать, как сэкономить при заказе этой услуги в разделе "Стоимость построения организационной структуры".
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.