10 советов заказчикам внедрения описаний бизнес-процессов

Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании «Питер-Консалт»

10 советов заказчикам внедрения описаний бизнес-процессовВ своём видеоблоге я рассказываю о том, как мы помогаем нашим заказчикам наводить порядок в бизнесе методами системного менеджмента.

Сегодня я хочу рассказать о таком популярном управленческом инструменте, как внедрение описаний бизнес-процессов. Точнее не о самом инструменте, а о тех ошибках, которые допускают заказчики этой услуги. Хочу дать нескольк0к советов, которые позволят избежать этих ошибок.

1. Без диагностики бизнес-процессов не обойтись

Бывало и такое: получив наше коммерческое предложение на проведение работ по оптимизации бизнес-процессов, заказчик соглашался со всеми пунктами, но просил исключить диагностику бизнес-процессов, так как эта работа ему не нужна.

Результаты диагностики - это единственный достоверный источник информации о том, как бизнес-процессы устроены на момент начала работ. То есть, диагностика бизнес-процессов для описания необходима.

Без диагностики можно обойтись, если вы затеяли реинжиниринг, но о рисках этой процедуры я скажу далее.

Даже если задача состоит в проектировании бизнес-процессов создаваемого предприятия, диагностику придётся провести. Только в этом случае исполнитель анализирует не бизнес-процессы, а бизнес-идею инициатора бизнеса.

2. Правильно выберите форму описания бизнес-процессов

К сожалению, традиция написания старых, замшелых текстовых регламентов остаётся популярной у заказчиков. Перечислю основные причины, по которым текстовые регламенты - это плохой способ описания правил взаимодействия сотрудников:

  • Текст воспринимается большинством людей хуже, чем графика. Недаром инфографика всё шире и шире внедряется в нашу жизнь.
  • В текстовых регламентах можно написать всё что угодно, не заботясь о согласовании с другими регламентами и другими управленческими документами. Поэтому, когда мы во время диагностики бизнес-процессов анализируем регламенты предприятия, находим массу противоречий, нестыковок, неоднозначностей.
  • Как я уже сказал, в 21 веке нельзя быть конкурентным без использования средств ИТ для управления бизнес-процессами. Текстовый регламент невозможно «скормить» компьютеру. Чтобы использовать BPM-системы, бизнес-процессы нужно описать на понятном им языке.

Поэтому правильный способ описания процедур бизнес-процессов - это графические схемы. Если не используется специализированное программное обеспечение (ПО), дополнительная информация, не уместная на схемах, оформляется в виде текстовых файлов.

3. Не ошибитесь с нотацией описания бизнес-процессов

Нотации - это правила описания бизнес-процессов. Советую не гнаться за модой, а помнить о цели описания бизнес-процессов. Например, популярная нотация BPMN очень хороша для использования в ПО, но тяжело воспринимается людьми, далёкими от ИТ. Если вы хотите обучить персонал, но не планируете использовать ПО «понимающее» эту нотацию, подумайте о более простом варианте, они есть.

4. Используйте специальное программное обеспечение для описания бизнес-процессов

Бизнес-процессы можно описать в таком распространённом ПО, как MS Word или Visio. Но эти программы не умеют проверять описанные бизнес-процессы на непротиворечивость. Это действие может выполнить специализированное ПО.

Если же вы задумались о совершенствовании системы управления/noindex> в целом, рекомендую использовать ПО типа Business Studio. Такое ПО позволяет не только описать и проверить бизнес-процессы, но и разместить всю управленческую документацию в удобном для использования и модернизации виде.

5. Не путайте реинжиниринг бизнес-процессов с оптимизацией

Модное слово - реинжиниринг, только используют его не всегда правильно.

Иногда руководители, уставшие от неразберихи на своих предприятиях, сгоряча требуют «снести до основанья» действующие бизнес-процессы и описать их сразу «как надо», «как правильно», то есть провести реинжиниринг.

Прежде чем требовать «снести всё до основанья», вспомните, что реинжиниринг - это инструмент хирурга, а оптимизация - метод терапевта. И помните главный врачебный принцип: не навреди!

6. Не пренебрегайте системой показателей

Иногда заказчики оптимизации бизнес-процессов отказываются от такой важной услуги, как разработка системы показателей.

Для управления бизнес-процессами система показателей необходима. Не обойтись без этого управленческого инструмента и при оптимизации бизнес-процессов. Об этом я буду подробно рассказывать в других видеопостах. Пока только рекомендую отказаться от мысли сэкономить на разработке системы показателей при оптимизации бизнес-процессов.

7. Как связаны оптимизация бизнес-процессов и  управленческий учёт?

Для расчёта фактических значений показателей понадобится организовать управленческий учёт. Только понимать этот термин нужно гораздо шире, чем его обычно понимают. Управленческий учёт - это сбор всей необходимой для принятия управленческих решений информации.

Как правило налаживание полноценного управленческого учёта приводит к необходимости модернизации учётной управленческой системы, которая должна позволять собирать исходные данные, рассчитывать фактические значения показателей и представлять план-факт по показателям  в удобном для анализа виде.

8. Помните о внедрении бизнес-процессов

Недостаточно описать бизнес-процессы. Бизнес-процессы нужно внедрить, то есть добиться того, чтобы сотрудники стали работать по новым правилам. А для этого в план работ нужно включить следующие пункты:

Обучение. Нужно ещё до начала работ объяснить сотрудникам что, как и для чего мы будем делать, чтобы избежать ненужных домыслов и слухов. После описания бизнес-процессов необходимо ознакомить сотрудников с новыми правилами работы, убедиться, что все их понимают правильно. Для этого проводятся семинары, тренинги.

Внедрение поддержки бизнес-процессов в информационной системе компании. Лучше всего для этого использовать специализированное программное обеспечение BPM-класса (Business Process Managment). Вероятно, самая известная из программ этого класса - Битрикс24, но есть и другие - ELMA, Bizagi и т. д.

Мотивация. Управление по показателям иногда подкрепляют системой стимулирования/noindex>. Только не нужно считать, что «морковка» материального стимулирования - это главный и единственный инструмент управления персоналом. Не нужно забывать о мерах нематериальной мотивации, так как мотивация у людей гораздо разнообразнее, чем принято думать.

Поддержка бизнес-процессов в информационной системе. Важно не только описать бизнес-процессы, но и организовать сбор информации о результатах их исполнения. Я уже упомянул BPM-системы - ПО, предназначенное для решения этой задачи. Другой вариант - использовать встроенные механизмы управления бизнес-процессами учётных систем, например, 1С:ERP. Любой из этих вариантов лучше, чем «дедовский» способ сбора информации путём продолжительных оперативных совещаний, оставшийся нам в наследство от прошлого века.

9. Не ждите чуда, участвуйте в его создании

Это, пожалуй, главный совет заказчикам услуги по оптимизации бизнес-процессов. Очень часто руководители предприятий рассчитывают на внешнего консультанта, как на фокусника, который наплодит кучу файлов, взмахнёт волшебной палочкой, и работа предприятия преобразиться до неузнаваемости.

Проведение любых изменений - это большой труд команды, в которой, кроме, консультанта, должны участвовать все участники бизнес-процессов и, безусловно, в первую очередь первое лицо предприятия и всё руководство. Если руководитель предприятия не готов на этот труд, лучше не начинать преобразования, не тратить деньги зря.

Если коллектив, включая руководства, к такому труду готов, вы сможете преодолеть все трудности реализации консалтингового проекта.

10. Системное управление бизнес-процессами начинается с руководителя

И ещё один совет, относящийся уже к этапу использования описаний бизнес-процессов. Иногда приходится слышать от руководителей: у нас сотрудники неправильные, не выполняют бизнес-процессы. Спрашиваю: а вы, руководитель компании, выполняете свои управленческие бизнес-процессы. Отвечает: я всё решаю в оперативном порядке, бизнес-процессы - это для исполнителей. В этом случае не нужно даже надеяться, что сотрудники будут выполнять бизнес-процессы. Хотите, чтобы компания работала по правилам, начинайте с себя.

Можно ознакомитьсяНа нашем сайте можно ознакомиться с примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, отзывами наших заказчиков, а также с процедурой заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
 Важно!Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашего предприятия, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.